Penanganan Surat Sistem Buku Agenda

Penanganan Surat Sistem Buku Agenda

Penanganan surat sistem buku agenda adalah, sistem pengurusan surat menggunakan buku agenda dalam pencatatan surat masuk maupun surat keluarnya. Buku agenda adalah suatu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat-surat masuk dan keluar dalam satu tahun. Petugas yang mengagendakan surat disebut agendaris.
Buku agenda ada 3 macam;

• Buku agenda tunggal/campuran adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan keluar sekaligus berurutan pada tiap halaman.
• Buku agenda berpasangan adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk di halaman sebelah kiri dan surat keluar di sebelah kanan, atau sebaliknya dengan nomor urut sendiri-sendiri.
• Buku agenda kembar adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar disediakan buku sendiri-sendiri.

Beberapa istilah dalam pengurusan surat sistem buku agenda yaitu:

• Buku verbal adalah buku yang dipergunakan untuk mencatat surat keluar selama satu tahun. Disebut juga buku agenda keluar. Petugasnya disebut verbalis.
• Buku ekspedisi adalah buku yang dipergunakan untuk mengantar surat dan sekaligus sebagai tanda terima surat. Petugasnya disebut ekspeditor.
• Buku arsip/klaper, yaitu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat yang akan disimpan terbagi menurut kode-kode surat dengan nomor urutnya masing-masing.
• Disposisi yaitu perintah pimpinan secara singkat yang berkaitan dengan penyelesaian isi surat masuk yang bersangkutan
• Blanko konsep, yaitu blanko/formulir yang dipergunakan khusus untuk membuat konsep surat.
• Blanko surat, yaitu lembaran kertas surat dengan kepala surat yang telah tercetak untuk membuat surat yang akan dikirimkan.
• Taklik, yaitu suatu tanda (biasanya paraf) dari petugas yang bertanggung jawab meneliti surat keluar yang baru diketik sebelum ditandatangani oleh pimpinan.
• Cap agenda, yaitu cap segi empat yang dibutuhkan pada surat masuk setelah dicatat pada buku agenda dan diisi menurut isian yang diperoleh dari buku agenda tersebut.

Prosedur penanganan surat masuk sistem buku agenda adalah sebagai berikut:
Penerimaan Surat
Penerimaan surat dapat dilakukan oleh mereka yang biasanya bekerja di bagian depan kantor atau front office, seperti satpam dan resepsionis (receptionist). Bahkan ada di perusahaan yang kecil penanganan suratnya dilakukan oleh resepsionis juga. Kegiatannya mulai dari menerima sampai penyimpanan arsip, Karena tempat mereka memang ada di pintu masuk suatu kantor, maka apabila ada surat yang masuk, baik yang diantar oleh petugas pos maupun oleh seorang kurir, merekalah yang sering kali menerima surat.
Tugas penerima surat adalah:

1. mengumpulkan setiap surat yang masuk,
2. meneliti ketepatan alamat
3. menandatangani bukti pengiriman bahwa surat sudah diterima. Jangan sampai ada surat yang salah alamat. jika alamat tidak tepat, maka surat itu harus dikembalikan kepada petugas pos atau kurir. Tetapi jika sudah tepat maka surat itu harus diberikan kepada petugas di bagian tata usaha atau bagian administrasi.

Penyortiran Surat
Setelah surat diterima dari resepsionis selanjutnya surat dipisahkan berdasarkan alamat yang dituju. jika surat itu untuk perseorangan dan menyangkut masalah pribadi, maka surat dapat diberikan langsung kepada alamat yang dituju, tetapi apabila surat itu merupakan surat dinas karena menyangkut kepentingan perusahaan/organisasi, maka surat tersebut harus diproses lebih lanjut.
Pencatatan Surat
Pencatatan dilakukan dengan menggunakan buku agenda. Petugas dapat membuka dan membaca surat untuk mengetahui apakah surat tersebut merupakan surat dinas biasa, penting atau rahasia. Untuk surat rahasia, petugas tidak diperbolehkan membaca surat, kecuali sudah diizinkan oleh pimpinan. Pencatatan ini sangat penting dilakukan, karena dapat diketahui volume surat masuk setiap hari, minggu, bulan, dan tahun. Juga memudahkan dalam penyimpanan sehingga surat akan lebih mudah ditemukan.
Berikut tampilan buku agenda tunggal yang digunakan diperusahaan:

Gambar Buku Agenda Tunggal

Setelah dicatat selanjutnya petugas membubuhkan stempel agenda sebagai tanda bahwa surat sudah dicatat. Kemudian petugas memberikan surat tersebut kepada pimpinan dengan melampirkan lembar disposisi untuk mencatat instruksi pimpinan berkaitan dengan penanganan atau proses selanjutnya dari surat tersebut.
Berikut Format lembar disposisinya:

lembar disposisi

Pengarahan Surat
Pengarahan surat adalah menentukan siapa saja yang selanjutnya akan memproses surat berkaitan dengan permasalahan surat. Pengarahan surat dilakukan oleh pimpinan, karena pimpinanlah yang akan bertanggungjawab terhadap penanganan surat tersebut. Pimpinan dapat menuliskan instruksinya pada lembar disposisi, dan menuliskan siapa yang harus memproses surat tersebut.
Lembar disposisi adalah lembar isian untuk mencatat instruksi dari pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari pihak lain. Orang yang ditunjuk oleh pimpinan untuk menindaklanjuti surat yang dimaksud akan menangani surat berdasarkan instruksi pimpinan tersebut.
Penyampaian Surat
Jika pimpinan sudah menuliskan instruksinya di lembar disposisi, maka surat tersebut berikut lembar disposisinya diberikan kepada orang yang ditunjuk oleh pimpinan yang telah ditulis di lembar disposisi. Jika orang yang dimaksud tersebut lebih dari satu, sebaiknya surat tersebut diperbanyak sehingga setiap orang yang ditunjuk akan mendapatkan salinan suratnya. Saat surat tersebut diberikan kepada orang yang telah ditunjuk, maka yang menerima harus menandatangani bukti penerimaan di buku ekspedisi intern.
Buku ekspedisi ada dua macam, yaitu:

1. Buku ekspedisi intern adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/pengiriman, distribusi surat yang disampaikan di dalam lingkungan organisasi/perusahaan sendiri.
2. Buku ekspedisi ekstern adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/pengiriman/distribusi surat kepada pihak lain di luar organisasi/perusahaan.

Penyimpanan Surat
Jika surat sudah selesai diproses, maka surat asli harus diserahkan kepada bagian tata usaha untuk disimpan dengan menggunakan sistem penyimpanan tertentu, seperti sistem abjad. sistem subjek, sistem wilayah, sistem tanggal, atau sistem nomor.

Read More »

09.19 | 0 komentar

Mengarsipkan atau Mendata Surat

ARSIP-KAN ATAU MENDATA SURAT MASUK

A. LATAR BELAKANG

Surat merupakan salah satu sarana atau media yang digunakan oleh manusia di dalam melakukan komunikasi secara tertulis. Surat dibedakan ke dalam dua golongan yaitu surat pribadi dan surat resmi, yang dimaksud surat pribadi adalah surat yang ditujukan dari seseorang kepada orang lain dan bersifat tidak resmi sedangkan yang dimaksud dengan surat resmi adalah surat yang ditujukan dari suatu instansi atau perusahaan kepada instansi lainnya dan bersifat resmi, di dalam pembuatan surat resmi biasanya menggunakan kop surat dan dicantumkan nomor surat, perihal, dan biasanya digunakan stempel agar lebih resmi. Beberapa faktor penentu kualitas informasi adalah keakuratan, ketepatan waktu, relevansi dan kemudahan untuk membuat sebuah surat.

Mendata surat pun demikian pentingnya di dalam suatu perusahaan atau instansi. Fungsi umumnya adalah untuk mengetahui isi atau kegiatan khusus yang diajukan dari surat-surat yang masuk ke dalam perusahaan atau instansi tersebut secara cepat tanpa harus membaca semua isi dari surat tersebut.

B. TEORI SURAT

Surat merupakan alat komunikasi yang tidak didukung oleh mimik dan gesture karena itu surat harus bebas dari salah tafsir. Agar tidak menimbulkan salah tafsir, bentuk dan bahas surat harus mengikuti ragam yang telah dibakukan.

Surat dinas ialah surat resmi yang dipergunakan untuk kepentingan pekerjaan, tugas dari kantor, atau kegiatan dinas. Surat ini berasal dari instansi atau lembaga baik swasta maupun negeri. Contoh: surat tugas, surat perintah, memorandum, dan surat keputusan. Surat dinas yang berifat perseorangan ialah surat lamaran pekerjaan, surat permohonan izin, dan surat permohonan cuti.

surat resmi memiliki bagian-bagian yang tetap, yaitu:

1.        Kepala surat

2.        Tanggal penulisan surat

3.        Nomor, lampiran, dan hal surat

4.        Alamat tujuan

5.        Isi surat (tubuh surat)

6.        Pengirim surat (tanda tangan, nama terang, dan jabatan).

7.        Tembusan (jika diperlukan)

C. TEORI MENDATA SURAT MASUK

Surat-surat masuk adalah semua surat dinas yang diterima oleh suatu instansi pemerintah. Untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian, penerimaan. pengelolaan surat masuk dipusatkan di bagian tata usaha atau sekretariat pimpinan. Oleh karena itu, jika seorang PNS, dari bagian manapun, menerima surat masuk dari instansi luar maka langkah pertama yang harus dilakukan adalah menyerahkan surat masuk itu pada bagian tata usaha atau sekretariat.

Pengurusan surat sering juga disebut dengan istilah Mail Handling, yang merupakan kegiatan mengirimkan informasi tertulis dari satu tempat ke tempat lain. Dengan kata lain, kegiatan pengurusan surat bukan hanya menerima surat masuk dan mengirimkan surat keluar saja. Tetapi, kegiatan pengurusan surat juga meliputi mengarahkan dan menyalurkan surat ke unit-unit kerja dalam lingkungan suatu organisasi atau lembaga.

D. ANALISA MASALAH

1. Terlewatnya Tanggal Acara

Tidak Sedikit Surat yang masuk di Dinas atau suatu Lembaga sudah dalam keadaan kadaluarsa. Maksudnya tanggal acara atau undangan didalam surat tersebut sudah terlewati pada saat penerimaan surat berlangsung.

2. Para Anggota Yang Jarang Ditempat

Karna banyaknya acara yang harus dihadiri, entah itu Fraksi, Komisi sampai Pimpinan. Membuat mereka terkadang tidak ada ditempat dalam jangka waktu yang lama. Sehingga membuat surat masuk yang seharusnya sudah mereka ketahui menjadi tertunda dan menumpuk.

3. Surat Mendadak

Surat masuk yang mendadak sering terjadi. Maksudnya acara didalam surat tersebut sangat berdekatan dengan tanggal penerimaan surat. Misalnya surat yang masuk sore hari berisikan acara yang harus dihadiri besok pagi.

Surat semacam ini sangat merepotkan para skretariat,  apa lagi surat tersebut dalam jumlah banyak. Jika para yang bersangkutan tidak ada ditempat seringkali dipanggil memalui telepone untuk segera datang dan menerima surat atau undangan tersebut.

E. PEMBAHASAN MASALAH

Pada dasarnya, mendata surat masuk adalah kegiatan merangkum atau membuat sebuah memo, Dimana hanya bagian-bagian terpenting saja yang hanya ditulis. Di tempat-tempat industripun demikian, hanya saja hal-hal yang wajib diketahui atau dirangkum sudah ditentukan dan terbilang wajib diketahui untuk memudahkan para pegawai untuk mengetahui apa isi dari semua surat yang masuk pada hari itu tanpa harus membaca surat satu per satu.

Mengelola surat terbilang cukup mudah. Langkah-langkah yang harus diikuti adalah sebagai berikut :

1. Penyortiran surat

Langkah yang pertama-tama dilakukan oleh Bagian Penerimaan Surat adalah memilah-milahkan surat. Pengelompokan semacam ini maksudnya untuk membantu memudahkan dalam penanganan selanjutnya. yaitu selain dapat diketahui ke mana surat itu harus disampaikan, tapi juga dapat diketahui surat-surat yang penyampaiannya harus didahulukan. Surat dapat dipilah berdasarkan :

a. Unit Organisasi

Surat-surat dikelompokkan menurut tujuan surat, yaitu kepada pimpinan dan kepada unit organisasi di mana surat ituditujukan.

b. Macamnya

Surat-surat di dikelompokkan menurut kelompok surat dinas, wesel, giro, surat pribadi, surat dinas, surat tercatat, dan sebagainya.

c. Klasifikasinya

Pemilahan selanjutnya, terutama surat-surat dinas dikelompokkanmenurut surat kila/sangat segera (harus diterima dalam waktu 1 x 24 jam), surat segera (diterima maksimal 2 x 24 jam), dan biasa (maksimal 5 hari harusditerima).

d. Kualifikasinya

Selanjutnya surat dikelompokkan menurut surat sangat rahasia (kode SR = membahayakan keselamatan negara), surat rahasia (kode R = menimbulkan kerugian negara), surat terbatas/ konfidensial (kode K = hanya diketahui pejabat tertentu), surat biasa (kode B ).

e. Urgensinya

Surat-surat dikelompokkan teleks, faksimile, telegram, radiogram, surat kawat.

2. Pembukaan sampul

Setelah surat-surat itu dipilah-pilahkan seperti di atas, selanjutnya dilakukan pembukaan sampul. Semua surat-surat yang bersampul dibuka dengan teliti kecuali surat-surat rahasia dan surat-surat pribadi. Langkah pembukaan surat yang paling baik hendaknya dilakukan seperti berikut :

a.      Surat yang bersampul tertutup memanjang, sebaiknya dibuka dengan menggunakan pisau. Caranya yaitu letakkan surat itu di atas meja, bagian penutup amplop ada di sebelah atas. Tindih surat dengan tangan kiri dan masukkan pisau ke dalam bagian penutup sampul, kemudian dorong pisau sampai memotong tutup sampul surat. Yakinkan agar surat di dalam jangan sampai terpotong.

b.      Sampul yang tertutup melebar, sebaiknya dibuka dengan menggunakan gunting. Geserkan surat yang ada dalam sampul ke arah bagian yang tidak akan digunting. Caranya yaitu dirikanlah amplop surat, kemudian dihentak-hentakkan perlahan-lahan ke meja. Peganglah surat dengan tangan kiri, selanjutnya dengan menggunakan tangan kanan, potonglah bagian ujung sampul surat dengan gunting. Saat ini telah tersedia alat pembuka amplop yang digerakkan secara elektronik yakni pegawai hanya memasukkan ujung amplop yang akan dibuka, letakkan secara perlahan dan pastikan tidak sampai merusak surat yang ada di dalamnya. Alat tersebut akan membuka amplop surat tersebut dengan mudah dan cepat.

3. Mengeluarkan surat dari sampul

Langkah berikutnya yaitu mengeluarkan surat-surat dari masing-masing sampulnya yang telah dibuka. Mengeluarkan suratdari dalam sampulnya harus dilakukan dengan hati-hati jangan sampai surat itu terkoyak atau robek karena ada kemungkinan surat itu masih menyangkut kesampulnya. Cara yang baik, lakukanlah seperti berikut :

a.      Untuk surat yang sampulnya terbuka memanjang, renggangkanlah bagian yang terbuka dengan ibu jari kedua tangan, dan ambillah surat dari dalam sampulnya dengan jari-jari tangan kanan. Pastikan bahwa semua surat yang ada dalam sampul telah dikeluarkan.

b.      Untuk surat yang sampulnya melebar, tekanlah kedua sisi sampul dengan jari-jari tangan kiri hingga bekas mengguntingnya terbuka.Balikkan amplop surat hingga bagian bekas mengguntingnya ada di bagian bawah, kemudian ambil ah surat dari dalam sampul. Pastikan bahwa semua isi sampul telah dikeluarkan dengan baik, jangan sampai ada yang tertinggal.

4. Pembacaan surat

Surat-surat yang telah dikeluarkan dari sampulnya, kemudian dibaca dan diteliti apakah surat-surat tersebut ada alamat dalamnya atau tidak, apakah surat-surat itu ditujukan kepada pimpinan atau langsung kepada pejabat/unit yang menangani masalahnya, apakah surat-surat itu ada lampirannya atau tidak, apakah surat itu terdiri dari satu lembar atau lebih dan penelitian lain-lain yang ada kaitannya dengan surattersebut.

Apabila surat itu ada alamat dalamnya, maka sampul surat dapat dipisahkan dan bila tidak ada alamat dalamnya, maka sampul surat harus dilekatkan kepada surat tersebut dengan menggunakan stapler . Selanjutnya diteliti apakah surat itu untuk pimpinan atau pejabat/unit yang menangani masalahnya. Di samping itu diteliti apakah surat itu ada lampirannya atau tidak. Bila ada, agar dicocokkan dengan keterangannya dan bila lampirannya ini ternyata tidak sesuai, agar dicatat bahwa lampirannya tidak sama. Demikian juga bila surat terdiri lebih dari satu lembar, agar diusahakan jangan sampai terpisah antara lembar yang satudengan lembar lainnya.

5. Pencatatan surat

Surat yang sudah diolah seperti tersebut di atas, selanjutnya dicatat dalam buku agenda menurut klasifikasi dan kualifikasi masing-masing surat. Di bawah ini contoh kolom dalam buku agenda surat masuk.

a.      Tanggal Penerimaan Surat Masuk

b.      Nomor Urut Agenda

c.       Tanggal dan Nomor Kode Surat Masuk

d.      Alamat Pengirim

e.      Hal

f.        Lampiran

g.      Isi Disposisi

h.      Ket.

Pencatatan surat sangat diperlukan untuk mempermudah pengendalian surat-surat tersebut. Pencatatan surat masuk pada buku agenda dimulai dari nomor 1 pada bulan Januari dan berakhir nomor terakhir dalam satu tahun, yaitu nomor terakhir pada tanggal 31 Desember. Pencatatan surat masuk selalu dilakukan pada setiap terjadi pemindahan dan penyimpanan.

6. Pembagian Surat

Setelah surat-surat dicatat dalam buku agenda atau Kartu Kendali seperti tersebut di atas, kemudian surat-surat itu dikirim kepada pihak yang dituju oleh surat-surat tersebut. Surat untuk pimpinan disampaikan kepada sekretaris pimpinan dan surat-surat untuk pejabat-pejabat/unit yang dimaksudkan oleh surat, disampaikan kepada petugas atau sekretaris pejabat yang bersangkutan. Untuk pengiriman, dilakukan lagi pencatatan dengan menggunakan buku pengiriman/buku ekspedisi. Petugas/sekretaris pimpinan yang menerima surat harus membubuhkan tanda terima pada buku ekspedisi.

F. KESIMPULAN

1. Tanggal acara undangan sering terlewat saat menerima surat di sekretariat TU. Sehingga acara tersebut tidak dapat dihadiri.
2. Para Anggota yang sibuk membuat mereka tidak ada ditempat dan surat yang tertuju pada yang bersangkutan menjadi tertunda dan menumpuk.
3. Ada beberapa surat masuk yang mendadak untuk dihadiri.
4. Pada dasarnya, mendata surat masuk adalah kegiatan merangkum atau membuat sebuah memo, Dimana hanya bagian-bagian terpenting saja yang hanya ditulis.
5. Langkah yang pertama-tama dilakukan oleh Bagian Penerimaan Surat adalah memilah-milahkan surat.
6. Surat dapat dipilah berdasarkan Unit Organisasi, Macamnya, Klasifikasinya, Kualifikasinya dan Urgensinya.
7. Semua surat-surat yang bersampul dibuka dengan teliti kecuali surat-surat rahasia dan surat-surat pribadi.
8. Mengeluarkan surat dari dalam sampulnya harus dilakukan dengan hati-hati jangan sampai surat itu terkoyak atau robek karena ada kemungkinan surat itu masih menyangkut kesampulnya.
9. Membaca surat dengan deliti.
10. Surat dicatat dalam buku agenda menurut klasifikasi dan kualifikasi masing-masing surat.
11. Setelah Surat disalin segera surat tersebut dikirim kepada yang bersangkutan.

Read More »

09.18 | 0 komentar

Alat-Alat Arsip di Kantor

Peralatan Kearsipan

Arsip. Berikut penjelasan secara teori dan gambarnya:

lateral filing cabinet

filing cabinet

1. FILING CABINET Filing cabinet adalah perabot kantor yang berbentuk empat persegi panjang yang diletakkan secara vertikal. Ada dua jenis filing cabinet, yaitu lateral filing cabinet dan drawer type filing cabinet. Lateral filing cabinet adalah almari arsip yang berpintu dan mempunyai pagan alas untuk menyimpan arsip. Drawer type filing cabinet adalah almari arsip dalam bentuk laci yang dapat ditarik keluar-masuk. Filing cabinet ini biasanya terdiri dari 5 atau 6 laci yang tersusun ke bawah. Filing cabinet terbuat dari jenis metal yang kuat, tahan lama, dan tidak membuat lembab. Filing cabinet juga dapat dibuat dari bahan plastik. Fungsinya: untuk menyimpan arsip / warkat yang sangat berharga bagi kelangsungan hidup suatu perusahaan atau organisasi

lemari arsip

lemari arsip

2. Lemari Arsip Lemari arsip ini berbentuk, seperti lemari biasa yang terdiri atas susunan rak-rak. Biasanya lemari ini dibuat dari bahan baja atau jenis metal yang lainnya. Hal ini dimaksudkan untuk menghindari bahaya kebakaran. Fungsi: digunakan untuk menyimpan arsip-arsip atau warkat

folder

folder

3. Folder Adalah map-map berupa lipatan karton atau bahan lainnya yang memakai kawat penjepit atau tidak. Biasanya ditempatkan di belakang guide. Fungsi: digunakan untuk menyimpan arsip-arsip atau warkat.
4. Guide card (tanda batas/sekat penunjuk) Adalah alat yang terbuat dari karton atau plastik tebal yang berfungsi sebagai penunjuk, pembatas atau penyangga deretan folder yang ada di belakangnya. Guide dibedakan menjadi dua, yaitu guide besardan guide kecil.

guide

guide

Ada 3 (tiga) kegunaan dari Guide Card, yaitu: Penunjuk untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip. Pembatas antara folder yang satu dengan folder lainnya atau sebagai sekat pemisah antara kelompok arsip yang satu dengan kelompok arsip lainnya. Sebagai penyangga folder agar tertib dan teratur pada tempat penyimpanannya. Ada 2 macam guide card yang dipakai oleh bebe­rapa perusahaan, yaitu: Guide besar Guide ini mempunyai ukuran 36 x 25 cm dan digunakan untuk menyimpan arsip-arsip dalam folder folio.  Guide kecil

guide kecil

Guide ini mempunyai ukuran 16 x 11 cm dan mempunyai fungsi untuk menyimpan banyak kartu, seperti kartu indeks, kartu kendali, dan sebagainya yang memiliki ukuran 15 x 10 cm.
5. Map Adalah sampul dari kertas tebal yang digunakan untuk menyimpan lembar-lembar surat. Ada empat macam map, yaitu brief twine); stof map, snelhechter, hanging map (map gantung).

brief ordner

stopmap/stofmap

map gantung

Jenis-Jenis Map Brief ordner yaitu map besar terbuat dari karton tebal yang di dalamnya terdapat penjepit arsip yang terbuat dari logam dan dapat menampung warkat dalam jumlah banyak. Stopmap yaitu berkas lipatan berdaun yang ter­buat dari kertas tebal atau plastik. Snellhechter yaitu map yang terbuat dari kertas tebal atau plastik yang di dalamnya terdapat alat penjepit arsip yang terbuat dari logam. Hanging map (map gantung) yaitu map tanpa je­pitan yang digantung pada gawang filing cabinet.

rak sortir

6. Rak Sortir Adalah suatu rak yang berguna untuk memisah-misahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan atau disimpan ke dalam folder masing­masing Fungsi : digunakan untuk memisah-misahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan atau disimpan ke dalam folder masing-masin

kartu indeks

7. Kartu Indeks Adalah kartu yang mempunyai ukuran 15 x 10 cm dan mempunyai fungsi sebagai alat Bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip. Kartu indeks biasanya disimpan pada laci tersendiri yang disebut dengan laci kartu indeks. Fungsi : alat bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip yang dibutuhkan.
8. PORTEPEL a/ sebuah amplop besar yang mempunyai ukuran 35 X 25 cm dimana penutupnya menggunakan tali untuk mengikat Fungsi : untuk memasukkan suatu arsip atau warkat yang siap untuk dikirimkan ke suatu tempat yang membutuhkan arsip atau warkat tersebut.
Ada satu tambahan lagi mengenai peralatan kearsipan, karena ini tak kalah penting. Hubungannya adalah dengan masalah penyusutan arsip. Idealnya setiap kantor mempunyai alat ini untuk menghindari arsip-arsip yang sudah tidak mempunyai nilai guna lagi jatuh ke orang yang tak bertanggung jawab dan disalahgunakan. Alat tersebut adalah:
9. Mesin Penghancur Kertas/Paper Shredder

paper shredder

usb-paper-shredder

mesin penghancur Dokumen

Read More »

09.14 | 0 komentar

Cara Menggunakan Mesin Faximily

Cara Menggunakan Mesin Faximile

Didalam dunia industri, istansi dan lain sebagainya terkadang memerlukan mesin faximile.

Langkah dalam mengoperasikan Mesin faxmilile adalah sebagai berikut:

1.      Membuat surat pengantar untuk memastikan siapa dan kemana dokument ini akan dikirim dan apakah nomor yang dituju benar atau salah. Masukkan surat pengantar terlebih dahulu sebelum dokumen anda ke dalam mesin Fax Feeder yang menghadap kearah mesin.

2.      Masukkan nomor fax ke dalam mesin. Akan ada tombol angka seperti telepone pada mesin fax.hati-hati ketik nomor sehingga anda tidak membuat kesalahan. Karena sulit untuk mengetahui bila anda telah menghubungi nomor fax yang salah.

3.      Tekan tombol kirim jika anda telah selesai memasukkan sesuai angka ke dalam mesin. Tombol ini biasanya lebih besar dari pada tombol yang lain dan lebih mudah untuk dicari biasanya, tombol ini ditempati disamping bawah keypad.

4.      Tunggu sampai dokumen anda melewati mesin dan kumpulkan jika sudah selesai. Apapun yang anda kirim akan melewati serangkaian rol dan rekam secara digital.

5.      Tunggu sampai ada konfirmasi yang akan memberitahukan anda apakah fax anda tersebut berhasil dikirim atau tidak.

Read More »

09.10 | 0 komentar

Alat-alat Perkantoran

Berikut ini adalah gambar alat-alat kantor dalam bahasa Inggris

Read More »

09.05 | 0 komentar

Alat Perkantoran di Era Digital

Alat alat kantor

Administrasi berasal dari bahasa latin yaitu "ad" dan "ministrate" berarti pemberian jasa atau bantuan, dalam bahasa inggris disebut "administration" yang berarti melayani dengan sebaik-baiknya. Berdasarkan arti tersebut konsep administrasi adalah memberikan pelayanan dengan sebaik-baiknya.

•   Administrasi dalam arti luas, administrasi adalah proses kerja sama beberapa individu dengan cara yang efisien untuk mencapai tujuan organisasi.

• Administrasi dalam arti sempit, merupakan kegiatan ketatausahaan,yang meliputi catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan, pengarsipan dokumen, serta hal-hal lainnya yang dimaksud untuk menyediakan informasi serta memperoleh informasi kembali jika dibutuhkan.

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, kantor adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu pekrejaan atau juga disebut tempat bekerja. Oleh karena itu, pengertian kantor dapat ditinjau dari dua aspek, yaitu berdasarkan fisik dan segi aktivitas

Alat-alat Kantor:

 1. Komputer

Komputer adalah alat yang dipakai untuk mengolah data menurut perintah yang telah diinputkan sebelumnya. Di era tahun 80-an, komputer merupakan peralatan kantor yang sangat jarang kita jumpai.Sekarang komputer merupakan salah satu peralatan kantor utama yang wajib di miliki perkantoran modern. Semua jenis pekerjaan mulai dari pekerjaan surat-menyurat,  pengolahan data semuanya dapat dikerjakan dengan komputer.

2 . Printer             

           Printer adalah alat untuk mencetak data yang dikiri oleh komputer, baik berupa teks, gambar, tabel, atau pun foto. Sebelum mencetak kita harus menyediakan kertas untuk printer dan nanti printer akan melakukan  pencetakan sendiri,Setiap kantor membutuhkan paling tidak  satu unit printer untuk mendukung pekerjaan cetak mencetak di kantor. Segala macam  dokumen perlu dicetak , misalnya faktur, slip, selebaran, nota dan surat-surat lainnya.

  3. Mesin Fotocopy
         Mesin fotocopy adalah suatu alat untuk menyalin atau menggandakan kembali dokumen dengan menggunakan cahaya, panas, yang bersumber dari listrik. Sebelum diciptakannya mesin Satu-satunya cara yang ditempuh adalah dengan menulis ulang kembali dengan tangan atau diketik ulang dengan menggunakan mesin ketik yang  dilapisi kertas karbon. Cara ini tidak praktis karena membutuhkan waktu yang lama untuk menggandakannya. Apalagi jika menggandakan beberapa puluh bahkan ratusan dokumen setiaBeberapa kantor melengkapi peralatan mesin fotocopy untuk memperlancar kegiatan penggandaan dokumen di kantor, dengan membeli mesin fotocopy kecil atau portable. Namun seiring dengan perkembangan teknologi, sekarang mesin fotocopy sudah dikombinasi dengan printer dan scanner dalam satu unit.p hari. fotocopy,dapat dibayangkan betapa sulitnya pekerjaan untuk membuat salinan dokumen.

 4. Scanner
    Scanner adalah suatu alat elektronik yang fungsinya mirip dengan mesin fotokopi. Mesin fotocopy hasilnya dapat langsung dilihat pada kertas sedangkan scanner hasilnya ditampilkan dulu pada layar monitor komputer,  kemudian baru dapat diubah atau  dimodifikasi sehingga tampilan dan hasilnya menjadi bagus yang kemudian baru disimpan sebagai file text, dokumen dan gambar.Hasil salinannya dapat di simpan dalam bentuk digital kedalam CD atau sebagai salah satu cara pengarsipan modern. Scanner juga merupakan peralatan wajib dimiliki di kantor yang sebagai bagian yang tidak terpisahkan.

5. Mesin Laminating
Mesin laminating adalah mesin untuk melaminasi atau melapisi kertas dengan  plastik atau film. Mesin Laminating umumnya jarang terdapat pada sebagian besar kantor. Kecuali kantor yang berhubungan dengan administrasi kependudukan, dan yang berhubungan dengan pembuatan Kartu Identitas. Misalnya untuk pembuatan KTP dan  sebagainya. Namun terkadang juga dokumen-dokumen lain yang dianggap penting dilapisi dengan plastik menggunakan alat ini.

6. Mesin Ketik
Mesin ketik adalah suatu mesin  atau alat elektronik yang dilengkapi dengan set tombol-tombol yang apabila ditekan dapat menyebabkan huruf tercetak pada kertas.Walaupun era kejayaan mesin ketik sudah berlalu, tapi sebagian besar kantor masih tetap menggunakan alat yang satu ini. Mesin ketik biasanya digunakan untuk mengetik berbagai jenis blangko atau kuitansi yang tidak bisa di tulis tangan, atau di ketik menggunakan komputer.

Read More »

08.59 | 0 komentar

Hasil Nilai Aplikasi Presentasi

Dalam Pengembangan Conten

Read More »

08.14 | 0 komentar