Mengarsipkan atau Mendata Surat

ARSIP-KAN ATAU MENDATA SURAT MASUK

A. LATAR BELAKANG

Surat merupakan salah satu sarana atau media yang digunakan oleh manusia di dalam melakukan komunikasi secara tertulis. Surat dibedakan ke dalam dua golongan yaitu surat pribadi dan surat resmi, yang dimaksud surat pribadi adalah surat yang ditujukan dari seseorang kepada orang lain dan bersifat tidak resmi sedangkan yang dimaksud dengan surat resmi adalah surat yang ditujukan dari suatu instansi atau perusahaan kepada instansi lainnya dan bersifat resmi, di dalam pembuatan surat resmi biasanya menggunakan kop surat dan dicantumkan nomor surat, perihal, dan biasanya digunakan stempel agar lebih resmi. Beberapa faktor penentu kualitas informasi adalah keakuratan, ketepatan waktu, relevansi dan kemudahan untuk membuat sebuah surat.

Mendata surat pun demikian pentingnya di dalam suatu perusahaan atau instansi. Fungsi umumnya adalah untuk mengetahui isi atau kegiatan khusus yang diajukan dari surat-surat yang masuk ke dalam perusahaan atau instansi tersebut secara cepat tanpa harus membaca semua isi dari surat tersebut.

B. TEORI SURAT

Surat merupakan alat komunikasi yang tidak didukung oleh mimik dan gesture karena itu surat harus bebas dari salah tafsir. Agar tidak menimbulkan salah tafsir, bentuk dan bahas surat harus mengikuti ragam yang telah dibakukan.

Surat dinas ialah surat resmi yang dipergunakan untuk kepentingan pekerjaan, tugas dari kantor, atau kegiatan dinas. Surat ini berasal dari instansi atau lembaga baik swasta maupun negeri. Contoh: surat tugas, surat perintah, memorandum, dan surat keputusan. Surat dinas yang berifat perseorangan ialah surat lamaran pekerjaan, surat permohonan izin, dan surat permohonan cuti.

surat resmi memiliki bagian-bagian yang tetap, yaitu:

1.        Kepala surat

2.        Tanggal penulisan surat

3.        Nomor, lampiran, dan hal surat

4.        Alamat tujuan

5.        Isi surat (tubuh surat)

6.        Pengirim surat (tanda tangan, nama terang, dan jabatan).

7.        Tembusan (jika diperlukan)

C. TEORI MENDATA SURAT MASUK

Surat-surat masuk adalah semua surat dinas yang diterima oleh suatu instansi pemerintah. Untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian, penerimaan. pengelolaan surat masuk dipusatkan di bagian tata usaha atau sekretariat pimpinan. Oleh karena itu, jika seorang PNS, dari bagian manapun, menerima surat masuk dari instansi luar maka langkah pertama yang harus dilakukan adalah menyerahkan surat masuk itu pada bagian tata usaha atau sekretariat.

Pengurusan surat sering juga disebut dengan istilah Mail Handling, yang merupakan kegiatan mengirimkan informasi tertulis dari satu tempat ke tempat lain. Dengan kata lain, kegiatan pengurusan surat bukan hanya menerima surat masuk dan mengirimkan surat keluar saja. Tetapi, kegiatan pengurusan surat juga meliputi mengarahkan dan menyalurkan surat ke unit-unit kerja dalam lingkungan suatu organisasi atau lembaga.

D. ANALISA MASALAH

1. Terlewatnya Tanggal Acara

Tidak Sedikit Surat yang masuk di Dinas atau suatu Lembaga sudah dalam keadaan kadaluarsa. Maksudnya tanggal acara atau undangan didalam surat tersebut sudah terlewati pada saat penerimaan surat berlangsung.

2. Para Anggota Yang Jarang Ditempat

Karna banyaknya acara yang harus dihadiri, entah itu Fraksi, Komisi sampai Pimpinan. Membuat mereka terkadang tidak ada ditempat dalam jangka waktu yang lama. Sehingga membuat surat masuk yang seharusnya sudah mereka ketahui menjadi tertunda dan menumpuk.

3. Surat Mendadak

Surat masuk yang mendadak sering terjadi. Maksudnya acara didalam surat tersebut sangat berdekatan dengan tanggal penerimaan surat. Misalnya surat yang masuk sore hari berisikan acara yang harus dihadiri besok pagi.

Surat semacam ini sangat merepotkan para skretariat,  apa lagi surat tersebut dalam jumlah banyak. Jika para yang bersangkutan tidak ada ditempat seringkali dipanggil memalui telepone untuk segera datang dan menerima surat atau undangan tersebut.

E. PEMBAHASAN MASALAH

Pada dasarnya, mendata surat masuk adalah kegiatan merangkum atau membuat sebuah memo, Dimana hanya bagian-bagian terpenting saja yang hanya ditulis. Di tempat-tempat industripun demikian, hanya saja hal-hal yang wajib diketahui atau dirangkum sudah ditentukan dan terbilang wajib diketahui untuk memudahkan para pegawai untuk mengetahui apa isi dari semua surat yang masuk pada hari itu tanpa harus membaca surat satu per satu.

Mengelola surat terbilang cukup mudah. Langkah-langkah yang harus diikuti adalah sebagai berikut :

1. Penyortiran surat

Langkah yang pertama-tama dilakukan oleh Bagian Penerimaan Surat adalah memilah-milahkan surat. Pengelompokan semacam ini maksudnya untuk membantu memudahkan dalam penanganan selanjutnya. yaitu selain dapat diketahui ke mana surat itu harus disampaikan, tapi juga dapat diketahui surat-surat yang penyampaiannya harus didahulukan. Surat dapat dipilah berdasarkan :

a. Unit Organisasi

Surat-surat dikelompokkan menurut tujuan surat, yaitu kepada pimpinan dan kepada unit organisasi di mana surat ituditujukan.

b. Macamnya

Surat-surat di dikelompokkan menurut kelompok surat dinas, wesel, giro, surat pribadi, surat dinas, surat tercatat, dan sebagainya.

c. Klasifikasinya

Pemilahan selanjutnya, terutama surat-surat dinas dikelompokkanmenurut surat kila/sangat segera (harus diterima dalam waktu 1 x 24 jam), surat segera (diterima maksimal 2 x 24 jam), dan biasa (maksimal 5 hari harusditerima).

d. Kualifikasinya

Selanjutnya surat dikelompokkan menurut surat sangat rahasia (kode SR = membahayakan keselamatan negara), surat rahasia (kode R = menimbulkan kerugian negara), surat terbatas/ konfidensial (kode K = hanya diketahui pejabat tertentu), surat biasa (kode B ).

e. Urgensinya

Surat-surat dikelompokkan teleks, faksimile, telegram, radiogram, surat kawat.

2. Pembukaan sampul

Setelah surat-surat itu dipilah-pilahkan seperti di atas, selanjutnya dilakukan pembukaan sampul. Semua surat-surat yang bersampul dibuka dengan teliti kecuali surat-surat rahasia dan surat-surat pribadi. Langkah pembukaan surat yang paling baik hendaknya dilakukan seperti berikut :

a.      Surat yang bersampul tertutup memanjang, sebaiknya dibuka dengan menggunakan pisau. Caranya yaitu letakkan surat itu di atas meja, bagian penutup amplop ada di sebelah atas. Tindih surat dengan tangan kiri dan masukkan pisau ke dalam bagian penutup sampul, kemudian dorong pisau sampai memotong tutup sampul surat. Yakinkan agar surat di dalam jangan sampai terpotong.

b.      Sampul yang tertutup melebar, sebaiknya dibuka dengan menggunakan gunting. Geserkan surat yang ada dalam sampul ke arah bagian yang tidak akan digunting. Caranya yaitu dirikanlah amplop surat, kemudian dihentak-hentakkan perlahan-lahan ke meja. Peganglah surat dengan tangan kiri, selanjutnya dengan menggunakan tangan kanan, potonglah bagian ujung sampul surat dengan gunting. Saat ini telah tersedia alat pembuka amplop yang digerakkan secara elektronik yakni pegawai hanya memasukkan ujung amplop yang akan dibuka, letakkan secara perlahan dan pastikan tidak sampai merusak surat yang ada di dalamnya. Alat tersebut akan membuka amplop surat tersebut dengan mudah dan cepat.

3. Mengeluarkan surat dari sampul

Langkah berikutnya yaitu mengeluarkan surat-surat dari masing-masing sampulnya yang telah dibuka. Mengeluarkan suratdari dalam sampulnya harus dilakukan dengan hati-hati jangan sampai surat itu terkoyak atau robek karena ada kemungkinan surat itu masih menyangkut kesampulnya. Cara yang baik, lakukanlah seperti berikut :

a.      Untuk surat yang sampulnya terbuka memanjang, renggangkanlah bagian yang terbuka dengan ibu jari kedua tangan, dan ambillah surat dari dalam sampulnya dengan jari-jari tangan kanan. Pastikan bahwa semua surat yang ada dalam sampul telah dikeluarkan.

b.      Untuk surat yang sampulnya melebar, tekanlah kedua sisi sampul dengan jari-jari tangan kiri hingga bekas mengguntingnya terbuka.Balikkan amplop surat hingga bagian bekas mengguntingnya ada di bagian bawah, kemudian ambil ah surat dari dalam sampul. Pastikan bahwa semua isi sampul telah dikeluarkan dengan baik, jangan sampai ada yang tertinggal.

4. Pembacaan surat

Surat-surat yang telah dikeluarkan dari sampulnya, kemudian dibaca dan diteliti apakah surat-surat tersebut ada alamat dalamnya atau tidak, apakah surat-surat itu ditujukan kepada pimpinan atau langsung kepada pejabat/unit yang menangani masalahnya, apakah surat-surat itu ada lampirannya atau tidak, apakah surat itu terdiri dari satu lembar atau lebih dan penelitian lain-lain yang ada kaitannya dengan surattersebut.

Apabila surat itu ada alamat dalamnya, maka sampul surat dapat dipisahkan dan bila tidak ada alamat dalamnya, maka sampul surat harus dilekatkan kepada surat tersebut dengan menggunakan stapler . Selanjutnya diteliti apakah surat itu untuk pimpinan atau pejabat/unit yang menangani masalahnya. Di samping itu diteliti apakah surat itu ada lampirannya atau tidak. Bila ada, agar dicocokkan dengan keterangannya dan bila lampirannya ini ternyata tidak sesuai, agar dicatat bahwa lampirannya tidak sama. Demikian juga bila surat terdiri lebih dari satu lembar, agar diusahakan jangan sampai terpisah antara lembar yang satudengan lembar lainnya.

5. Pencatatan surat

Surat yang sudah diolah seperti tersebut di atas, selanjutnya dicatat dalam buku agenda menurut klasifikasi dan kualifikasi masing-masing surat. Di bawah ini contoh kolom dalam buku agenda surat masuk.

a.      Tanggal Penerimaan Surat Masuk

b.      Nomor Urut Agenda

c.       Tanggal dan Nomor Kode Surat Masuk

d.      Alamat Pengirim

e.      Hal

f.        Lampiran

g.      Isi Disposisi

h.      Ket.

Pencatatan surat sangat diperlukan untuk mempermudah pengendalian surat-surat tersebut. Pencatatan surat masuk pada buku agenda dimulai dari nomor 1 pada bulan Januari dan berakhir nomor terakhir dalam satu tahun, yaitu nomor terakhir pada tanggal 31 Desember. Pencatatan surat masuk selalu dilakukan pada setiap terjadi pemindahan dan penyimpanan.

6. Pembagian Surat

Setelah surat-surat dicatat dalam buku agenda atau Kartu Kendali seperti tersebut di atas, kemudian surat-surat itu dikirim kepada pihak yang dituju oleh surat-surat tersebut. Surat untuk pimpinan disampaikan kepada sekretaris pimpinan dan surat-surat untuk pejabat-pejabat/unit yang dimaksudkan oleh surat, disampaikan kepada petugas atau sekretaris pejabat yang bersangkutan. Untuk pengiriman, dilakukan lagi pencatatan dengan menggunakan buku pengiriman/buku ekspedisi. Petugas/sekretaris pimpinan yang menerima surat harus membubuhkan tanda terima pada buku ekspedisi.

F. KESIMPULAN

1. Tanggal acara undangan sering terlewat saat menerima surat di sekretariat TU. Sehingga acara tersebut tidak dapat dihadiri.
2. Para Anggota yang sibuk membuat mereka tidak ada ditempat dan surat yang tertuju pada yang bersangkutan menjadi tertunda dan menumpuk.
3. Ada beberapa surat masuk yang mendadak untuk dihadiri.
4. Pada dasarnya, mendata surat masuk adalah kegiatan merangkum atau membuat sebuah memo, Dimana hanya bagian-bagian terpenting saja yang hanya ditulis.
5. Langkah yang pertama-tama dilakukan oleh Bagian Penerimaan Surat adalah memilah-milahkan surat.
6. Surat dapat dipilah berdasarkan Unit Organisasi, Macamnya, Klasifikasinya, Kualifikasinya dan Urgensinya.
7. Semua surat-surat yang bersampul dibuka dengan teliti kecuali surat-surat rahasia dan surat-surat pribadi.
8. Mengeluarkan surat dari dalam sampulnya harus dilakukan dengan hati-hati jangan sampai surat itu terkoyak atau robek karena ada kemungkinan surat itu masih menyangkut kesampulnya.
9. Membaca surat dengan deliti.
10. Surat dicatat dalam buku agenda menurut klasifikasi dan kualifikasi masing-masing surat.
11. Setelah Surat disalin segera surat tersebut dikirim kepada yang bersangkutan.