Pengertian beberapa istilah yang berkaitan dengan Kearsipan
1.
Foto merupakan hasil dari suatu kegiatan yang dilakukan oleh organisasi
atau individu yang dapat menjadi bukti dan mempunyai nilai guna
dokumentasi yang mengandung arti informasi.
2. Filling Cabinet merupakan tempat untuk menyimpan arsip yang
disusun secara vertikal dengan menggunakan lembar guide dan map gantung
(Hang Map).Merupakan jenis sarana pengarsipan yang sering digunakan
karena daya tampung yang cukup besar, walaupun bersifat statis.
3. Video merupakan hasil dari suatu kegiatan yang dilakukan oleh
organisasi atau individu yang dapat menjadi bukti dan mempunyai nilai
guna dokumentasi yang mengandung arti informasi dalam bentuk rekaman
film.
4. Map adalah lipatan yang terbuat dari karton/ kertas tebal atau plastic yang digunakan untuk menyimpan arsip/ surat-surat.
5. Kartu kendali adalah selembar kertas berukuran10x15 cm yang
berisikan data-data suatu surat, seperti indeks, isi ringkasan surat,
lampiran, dari, kepada, tanggal surat, nomor surat, pengolah, paraf,
tanggal terima, nomor urut, surat masuk, surat keluar,kode dan catatan.
6. Arsip statis adalah arsip yang tidak digunakan lagi secara langsung untuk menunjang kegiatan sehari-hari.
7. Kartografi adalah ilmu yang mempelajari peta atau globe.
8. Undang-undang adalah suatu peraturan yang mengatur tentang berbagai hal yang ada di Indonesia termasuk dalam hal kearsipan.
9. ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia) adalah lembaga
kearsipan berbentuk lembaga pemerintahan non kementrian yang
melaksanakan tugas negara dibidang kearsipan yang berkedudukan di ibu
kota negara.
10. Kertas merupakan bahan arsip yang banyak digunakan.
11. Tata naskah adalah penerapan prinsip-prinsip dari teknik
manajemen kearsipan pada surat-menyurat serta mengatur sikap dan tata
laku serta menjadi pedoman dalam komunikasi.
12. Dokumen adalahsejumlah kertas yang isinya memiliki nilai kesejarahan yang disimpan menjadi satu.
13. Microfilm adalah salah satu media untuk penyimpanan.
14. JRA (Jadwal Retensi Arsip) adalah daftar yang berisi jangka
waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip dan keterangan yang berisi
rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai
kembali atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan
dan penyelamatan arsip.
15. Arsip elektronik adalah media penyimpanan dan pengelolaan arsip seiring dengan kemajuan teknologi.
16. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
17. Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi dibidang
kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan atau pendidikan
dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas dan tanggungjawab
melaksanakan kegiatan kearsipan.
18. Record centre adalah pusat penyimpanan semua arsip.
19. Laporan adalah tulisan yang dimuat dalam satu buku atau
dijilid. Di dalam laporan memuat hasil dari kegiatan tersebut. Laporan
biasanya dibuat ketika kegiatan tersebut telah berakhir dan untuk
mempertanggungjawabkan kegiatan itu laporan harus dibuat secara
terperinci dengan memasukkan didalamnya seluruh perencanaan, proses, dan
evaluasi kegiatan tersebut. Laporan berkaitan dengan konten kearsipan
adalah sebagai hasil dari rekaman kegiatan yang isi di dalam laporan
dapat dipertanggungjwabkan sesuai kenyataan kegiatan tersebut dan
akhirnya laporan tersebut mempunyai informasi dari kegiatan tersebut.
20. Alat pertanggungjawaban seperti laporan. Kaitan dengan konten
kearsipan adalah sebagai fungsi dari arsip sebagai pertanggungjawaban di
masyarakat. Di dalam organisasi arsip memiliki fungsi sebagai pendukung
legalitas atau bukti-bukti apabila diperlukan.
21. Sistem kaulbach adalah sistem pencatatan dan pengaturan arsip
dengan kartu, dalam sistem ini pengelompokan arsipnya di dasarkan pada
(klasifikasi).
22. Arsip vital adalah arsip utama, arsip ini mempunyai nilai sifat
kepentingan yang tinggi bagi organisasi tersebut, arsip vital seperti
akta pendirian organisasi, ijasah, buku induk pegawai, dan sertifikat
tanah/bangunan.
23. Memorandum berkaitan dengan arsip adalah sebagai penyimpanan.
Arsip memiliki memori yang terekam didalamnya sesuai nilai kegunaannya.
Memorandum sering dikaitkan dengan nilai sejarah seperti arsip
supersemar dan arsip laporan tahunan organisasi.
24. Manajemen adalah proses kegiatan yang khas meliputi tindakan
perencanaan, pengorganisasian dan pengevaluasian untuk mendapatkan dan
mencapai sasaran yang telah ditetapkan dengan memanfaatkan SDM dan
sumber daya lainnya. Manajemen berkaitan dengan konten kearsipan adalah
sebagai tindakan untuk mengurusi arsip sesuai dengan tujuannya untuk
melestarikan dan menemukan kembali dengan cepat.
25. Dokumentasi adalah kegiatan untuk pendokumenan dengan meliputi
tulisan, foto, laporan, dan beberapa kegiatan lainnya dengan cara
merekam setiap tindakan organisasi tersebut. Kaitan dengan konten
kearsipan adalah sebagai teknik permulaan untuk mendapatkan arsip yang
bagus, seperti halnya foto yang bagus dapat diarsipkan dan untuk
mendapatkan foto yang bagus harus dengan cara menguasai ilmu dokumentasi
yang mahir dengan konsen ke ilmu fotografi.
Tambahan:
1. Sistem agenda adalah suatu sistem dimana surat masuk dan atau
surat keluar dicatat atau diregistrasikan secara urut dalam buku agenda
dan pemberkasannya didasarkan pada nomor urut yang terdapat dalam buku
agenda tersebut.
2. Sistem pola baru kearsipan adalah sistem yang dikembangkan oleh
ANRI bersama LAN. Sistem ini adalah gabungan dari sistem abjad, sistem
subyek, dari sistem nomor dan sistem kronologis.
3. Surat undangan adalah surat pemberitahuan yang meminta agar yang
bersangkutan datang pada waktu, tempat, dan acara yang telah
ditentukan.
4. Surat tugas adalah surat pemberitahuan untuk yang bersangkutan
agar melaksanakan tugas sesuai isi surat tersebut. Surat tugas ini
bersifat dari atasan ke bawahan.
5. CABINET NG adalah salah satu aplikasi perangkat lunak untuk
kearsipan yang membantu anda meningkatkan efisiensi kantor, yaitu
melakukan proses pengarsipan dengan mudah tanpa dipersulit oleh lokasi
transaksi yang terjadi.
6. Sentralisasi adalah pemusatan, namun yang berkaitan dengan
kearsipan adalah pengelolaan arsip yang dilakukan oleh suatu organisasi
secara terpusat,l atau dengan kata lain pengelolaan arsip dilakukan
dalam satu unit kerja khusus yang disebut sentral arsip.
7. Arsip tidak otentik adalah arsip yang diatasnya tidak terdapat
tanda tangan asli dengan tinta. Arsip ini berupa fotokopi, film,
microfilm, hasil print komputer.
8. Arsip bernilai hukum adalah arsip yang didalamnya
berkaitan/bernilai dengan hukum, seperti akte pendirian organisasi,
surat perjanjian, surat kuasa, dan keputusan peradilan.
9. Tata kearsipan otomatis adalah suatu sistem kearsipan yang
menggunakan sarana pengolahan data elektronik. Tujuan otomatisasi ini
adalah untuk pemanfaatan yang seefisien mungkin atas tenaga kerja, uang,
material, waktu, dan mesin demi tercapainya tujuan yang sudah
ditentukan.
10. Manajemen organisasi adalah beberapa orang yang ikut dalam
organisasi dan menempati bagian dan tanggungjawab masing-masing sesuai
kemampuan bidangnya. Bagan manajemen organisasi dapat berbentuk vertikal
dan divisional, matriks, tim, dan jaringan. Keseluruhan bagan berpusat
satu kepada pimpinan dan informasi yang di dapat dari bawahan dan
dikumpulkan untuk pengambilan keputusan pimpinan.
1. SIKN (Sistem Informasi Kearsipan Nasional) adalah sistem
informasi arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI yang menggunakan
sarana jaringan informasi kearsipan nasional.
2. JIKN (Jaringan Informasi Kearsipan Nasional) adalah sistem
jaringan informasi dan sarana pelayanan arsip secara nasional yang
dikelola oleh ANRI.
3. Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan
keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga
keutuhan, keamanan dan keselamatannya.
4. SKN (Sistem Kearsipan Nasional) adalah suatu sistem yang
membentuk pola hubungan berkelanjutan antar berbagai komponen yang
memiliki fungsi dan tugas tertentu, interaksi antarpelaku serta unsure
lain yang saling mempengaruhi dalam penyelenggaraan kearsipan secara
nasional.
5. DPA (Daftar Pencarian Arsip) adalah daftar yang berisi arsip
yang memiliki nilai guna kesejarahan baik yang telah diverifikasi secara
langsung maupun tidak langsung oleh lembaga kearsipan dan dicari oleh
lembaga kearsipan serta diumumkan kepada publik.
TAMBAHAN
1. Surat rahasia adalah surat yang isi informasinya erat
hubungannya dengan keamanan kedinasan dan hanya boleh diketahui oleh
pejabat yang berwenang atau yang ditunjuk.
2. Naskah dinas adalah komunikasi tertulis untuk pembuktian hitam diatas putih.
3. Sejarah maksudnya adalah arsip dapat menggambarkan suatu kejadian atau peristiwa dari masa lampau.
4. Tickler file adalah alat semacam kotak yang terbuat dari kayu
atau besi dan baja untuk menyimpan arsip berbentuk kartu lembaran yang
berukuran kecil seperti lembar pinjam arsip atau kartu-kartu lain yang
memiliki jatuh tempo.
5. Rotary adalah alat semacam filling cabinet tetapi penyimpanan
arsip dilakukan secara berputar. Alat ini dapat digerakkan secara
berputar sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali arsip tidak
banyak memakan tenaga. Alat ini terbuat dari bahan yang kuat dari logam
atau besi dan arsip disimpan pada alat ini secara lateral.
sumber: http://arsipilmu04936.blogspot.com/2011/10/sebuah-akar-dari-kearsipan.html
Posting Komentar