Daftar Istilah & Nama Alat Alat Kearsipan

Daftar Istilah & Nama Alat Alat Kearsipan

Glosarium Kearsipan — Dalam kegiatan Kearsipan, terdapat banyak istilah dan alat-alat yang digunakan untuk mengarsip. Kebanyakan dari nama tersebut masih asing bagi orang-orang yang awam tentang dunia kearsipan. Bagi kamu yang sekarang sedang mengambil jurusan Administrasi Perkantoran, di bawah ini kami berikan penjelasan tentang istilah dan nama alat-alat kearsipan.

1. Alat sortir

Alat yang digunakan untuk memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder.

2. Caption

Suatu nama atau nomor yang digunakan untuk mengidentifikasikan dokumen/arsip untuk tujuan penyimpanan (filing).

3. Cardex

Alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indeks dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Di dalam cardex terdapat semacam kantung plastik tempat menyimpan kartu index.

4. Duplikasi

Salinan atau tembusan (surat) yang serupa benar (mirip) dengan arsip aslinya.

5. Filing cabinet

Lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci atau lebih.

6. Financial record

Arsip-arsip yang berisi catatan-catatan mengenai masalah keuangan.

7. Folder

Map yang tidak dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa lipatan kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini fungsinya untuk menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukkan ke dalam kotak arsip secara vertikal.

8. Guide

Lembaran kertas tebal atau karton manila yang digunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah antara jenis subjek/klasifikasi dalam penyimpanan arsip.

9. Hanging folder

Folder yang mempunyai besi penggantung. Fungsi besi penggantung ini adalah untuk dipasang pada gawang/pengait yang ada di dalam filing cabinet.

10. Inventory record

Arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah barang inventaris.

11. Kartu indeks

Kartu yang berisi identitas suatu arsip/warkat yang disimpan.

12. Map snelhecter

Map yang mempunyai penjepit di tengah map. Map ini tidak mempunyai daun penutup. Arsip yang akan disimpan di dalam map snelhecter terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator.

13. Numerator

Alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen (cap nomor).

14. Ordner

Map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat besi penjepit. Arsip yang akan disimpan di dalam ordner terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator.

15. Out slip

Lembaran/formulir yang digunakan untuk mencatat setiap peminjaman arsip.

16. Out folder

Satu map pengganti untuk ditempatkan di tempat map yang telah dipinjam.

17. Perforator

Alat untuk melubangi kertas/kartu.

18. Personal record

Arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian.

19. Production record

Arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah produksi.

20. Rotary

Alat semacam filing cabinet tetapi penyimpanan arsipnya dilakukan secara berputar. Alat ini dapat digerakkan secara berputar sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali arsip tidak banyak memakan tenaga. Alat ini terbuat dari bahan yang kuat, dari logam atau besi, dan arsip disimpan pada alat ini secara lateral.

21. Sales record

Arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah penjualan.

22. Stapler

Alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas.

23. Standarisasi

Penyesuaian bentuk (ukuran, kualitas) dengan pedoman/standar yang telah ditetapkan.

24. Stopmap folio

Map yang memiliki daun penutup pada setiap sisinya. Daun penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada di dalamnya agar tidak jatuh.

25. Tickler file

Alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja untuk menyimpan arsip berbentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil, seperti lembar pinjam arsip atau kartu-kaartu lain yang memiliki jatuh tempo.

26. Roll O'Pack

Lemari arsip dengan penggerak mekanik dan index sistem. Memudahkan dalam penyimpanan, pencarian dan penghematan ruang. Efektif digunakan untuk perusahaan yang memiliki arsip berjumlah sangat banyak

27. Kartu Tunjuk Silang

Adalah alat bantu dalam menemukan arsip selain dengan kartu indeks. Digunakan untuk arsip yang mempunyai lebih dari satu judul/caption/nama; dan jika arsip/surat yang disimpan memiliki lapiran dokumen lain yang disimpan di tempat berbeda.

Read More »

01.53 | 0 komentar

Sebuah akar dari Kearsipan…

Pengertian beberapa istilah yang berkaitan dengan Kearsipan

1. Foto merupakan hasil dari suatu kegiatan yang dilakukan oleh organisasi atau individu yang dapat menjadi bukti dan mempunyai nilai guna dokumentasi yang mengandung arti informasi.

2. Filling Cabinet merupakan tempat untuk menyimpan arsip yang disusun secara vertikal dengan menggunakan lembar guide dan map gantung (Hang Map).Merupakan jenis sarana pengarsipan yang sering digunakan karena daya tampung yang cukup besar, walaupun bersifat statis.

3. Video merupakan hasil dari suatu kegiatan yang dilakukan oleh organisasi atau individu yang dapat menjadi bukti dan mempunyai nilai guna dokumentasi yang mengandung arti informasi dalam bentuk rekaman film.

4. Map adalah lipatan yang terbuat dari karton/ kertas tebal atau plastic yang digunakan untuk menyimpan arsip/ surat-surat.

5. Kartu kendali adalah selembar kertas berukuran10x15 cm yang berisikan data-data suatu surat, seperti indeks, isi ringkasan surat, lampiran, dari, kepada, tanggal surat, nomor surat, pengolah, paraf, tanggal terima, nomor urut, surat masuk, surat keluar,kode dan catatan.

6. Arsip statis adalah arsip yang tidak digunakan lagi secara langsung untuk menunjang kegiatan sehari-hari.

7. Kartografi adalah ilmu yang mempelajari peta atau globe.

8. Undang-undang adalah suatu peraturan yang mengatur tentang berbagai hal yang ada di Indonesia termasuk dalam hal kearsipan.

9. ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia) adalah lembaga kearsipan berbentuk lembaga pemerintahan non kementrian yang melaksanakan tugas negara dibidang kearsipan yang berkedudukan di ibu kota negara.

10. Kertas merupakan bahan arsip yang banyak digunakan.

11. Tata naskah adalah penerapan prinsip-prinsip dari teknik manajemen kearsipan pada surat-menyurat serta mengatur sikap dan tata laku serta menjadi pedoman dalam komunikasi.

12. Dokumen adalahsejumlah kertas yang isinya memiliki nilai kesejarahan yang disimpan menjadi satu.

13. Microfilm adalah salah satu media untuk penyimpanan.

14. JRA (Jadwal Retensi Arsip) adalah daftar yang berisi jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.

15. Arsip elektronik adalah media penyimpanan dan pengelolaan arsip seiring dengan kemajuan teknologi.

16. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.

17. Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi dibidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas dan tanggungjawab melaksanakan kegiatan kearsipan.

18. Record centre adalah pusat penyimpanan semua arsip.

19. Laporan adalah tulisan yang dimuat dalam satu buku atau dijilid. Di dalam laporan memuat hasil dari kegiatan tersebut. Laporan biasanya dibuat ketika kegiatan tersebut telah berakhir dan untuk mempertanggungjawabkan kegiatan itu laporan harus dibuat secara terperinci dengan memasukkan didalamnya seluruh perencanaan, proses, dan evaluasi kegiatan tersebut. Laporan berkaitan dengan konten kearsipan adalah sebagai hasil dari rekaman kegiatan yang isi di dalam laporan dapat dipertanggungjwabkan sesuai kenyataan kegiatan tersebut dan akhirnya laporan tersebut mempunyai informasi dari kegiatan tersebut.

20. Alat pertanggungjawaban seperti laporan. Kaitan dengan konten kearsipan adalah sebagai fungsi dari arsip sebagai pertanggungjawaban di masyarakat. Di dalam organisasi arsip memiliki fungsi sebagai pendukung legalitas atau bukti-bukti apabila diperlukan.

21. Sistem kaulbach adalah sistem pencatatan dan pengaturan arsip dengan kartu, dalam sistem ini pengelompokan arsipnya di dasarkan pada (klasifikasi).

22. Arsip vital adalah arsip utama, arsip ini mempunyai nilai sifat kepentingan yang tinggi bagi organisasi tersebut, arsip vital seperti akta pendirian organisasi, ijasah, buku induk pegawai, dan sertifikat tanah/bangunan.

23. Memorandum berkaitan dengan arsip adalah sebagai penyimpanan. Arsip memiliki memori yang terekam didalamnya sesuai nilai kegunaannya. Memorandum sering dikaitkan dengan nilai sejarah seperti arsip supersemar dan arsip laporan tahunan organisasi.

24. Manajemen adalah proses kegiatan yang khas meliputi tindakan perencanaan, pengorganisasian dan pengevaluasian untuk mendapatkan dan mencapai sasaran yang telah ditetapkan dengan memanfaatkan SDM dan sumber daya lainnya. Manajemen berkaitan dengan konten kearsipan adalah sebagai tindakan untuk mengurusi arsip sesuai dengan tujuannya untuk melestarikan dan menemukan kembali dengan cepat.

25. Dokumentasi adalah kegiatan untuk pendokumenan dengan meliputi tulisan, foto, laporan, dan beberapa kegiatan lainnya dengan cara merekam setiap tindakan organisasi tersebut. Kaitan dengan konten kearsipan adalah sebagai teknik permulaan untuk mendapatkan arsip yang bagus, seperti halnya foto yang bagus dapat diarsipkan dan untuk mendapatkan foto yang bagus harus dengan cara menguasai ilmu dokumentasi yang mahir dengan konsen ke ilmu fotografi.

Tambahan:

1. Sistem agenda adalah suatu sistem dimana surat masuk dan atau surat keluar dicatat atau diregistrasikan secara urut dalam buku agenda dan pemberkasannya didasarkan pada nomor urut yang terdapat dalam buku agenda tersebut.

2. Sistem pola baru kearsipan adalah sistem yang dikembangkan oleh ANRI bersama LAN. Sistem ini adalah gabungan dari sistem abjad, sistem subyek, dari sistem nomor dan sistem kronologis.

3. Surat undangan adalah surat pemberitahuan yang meminta agar yang bersangkutan datang pada waktu, tempat, dan acara yang telah ditentukan.

4. Surat tugas adalah surat pemberitahuan untuk yang bersangkutan agar melaksanakan tugas sesuai isi surat tersebut. Surat tugas ini bersifat dari atasan ke bawahan.

5. CABINET NG adalah salah satu aplikasi perangkat lunak untuk kearsipan yang membantu anda meningkatkan efisiensi kantor, yaitu melakukan proses pengarsipan dengan mudah tanpa dipersulit oleh lokasi transaksi yang terjadi.

6. Sentralisasi adalah pemusatan, namun yang berkaitan dengan kearsipan adalah pengelolaan arsip yang dilakukan oleh suatu organisasi secara terpusat,l atau dengan kata lain pengelolaan arsip dilakukan dalam satu unit kerja khusus yang disebut sentral arsip.

7. Arsip tidak otentik adalah arsip yang diatasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta. Arsip ini berupa fotokopi, film, microfilm, hasil print komputer.

8. Arsip bernilai hukum adalah arsip yang didalamnya berkaitan/bernilai dengan hukum, seperti akte pendirian organisasi, surat perjanjian, surat kuasa, dan keputusan peradilan.

9. Tata kearsipan otomatis adalah suatu sistem kearsipan yang menggunakan sarana pengolahan data elektronik. Tujuan otomatisasi ini adalah untuk pemanfaatan yang seefisien mungkin atas tenaga kerja, uang, material, waktu, dan mesin demi tercapainya tujuan yang sudah ditentukan.

10. Manajemen organisasi adalah beberapa orang yang ikut dalam organisasi dan menempati bagian dan tanggungjawab masing-masing sesuai kemampuan bidangnya. Bagan manajemen organisasi dapat berbentuk vertikal dan divisional, matriks, tim, dan jaringan. Keseluruhan bagan berpusat satu kepada pimpinan dan informasi yang di dapat dari bawahan dan dikumpulkan untuk pengambilan keputusan pimpinan.

1. SIKN (Sistem Informasi Kearsipan Nasional) adalah sistem informasi arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI yang menggunakan sarana jaringan informasi kearsipan nasional.

2. JIKN (Jaringan Informasi Kearsipan Nasional) adalah sistem jaringan informasi dan sarana pelayanan arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI.

3. Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan dan keselamatannya.

4. SKN (Sistem Kearsipan Nasional) adalah suatu sistem yang membentuk pola hubungan berkelanjutan antar berbagai komponen yang memiliki fungsi dan tugas tertentu, interaksi antarpelaku serta unsure lain yang saling mempengaruhi dalam penyelenggaraan kearsipan secara nasional.

5. DPA (Daftar Pencarian Arsip) adalah daftar yang berisi arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan baik yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung oleh lembaga kearsipan dan dicari oleh lembaga kearsipan serta diumumkan kepada publik.

TAMBAHAN

1. Surat rahasia adalah surat yang isi informasinya erat hubungannya dengan keamanan kedinasan dan hanya boleh diketahui oleh pejabat yang berwenang atau yang ditunjuk.

2. Naskah dinas adalah komunikasi tertulis untuk pembuktian hitam diatas putih.

3. Sejarah maksudnya adalah arsip dapat menggambarkan suatu kejadian atau peristiwa dari masa lampau.

4. Tickler file adalah alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi dan baja untuk menyimpan arsip berbentuk kartu lembaran yang berukuran kecil seperti lembar pinjam arsip atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo.

5. Rotary adalah alat semacam filling cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan secara berputar. Alat ini dapat digerakkan secara berputar sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali arsip tidak banyak memakan tenaga. Alat ini terbuat dari bahan yang kuat dari logam atau besi dan arsip disimpan pada alat ini secara lateral.

sumber: http://arsipilmu04936.blogspot.com/2011/10/sebuah-akar-dari-kearsipan.html

Read More »

09.36 | 0 komentar

Jenis Lipatan Surat

Macam, model, jenis lipatan surat dan cara melipat surat jenis Baku, Setengah Baku, Akordion, Semi Akordion, Tunggal, Ganda, Perancis, Baron.

 Adapun penjelasan dari macam atau model atau jenis lipatan surat dan cara melipat surat dari lipatan jenis Baku, Setengah Baku, Akordion, Semi Akordion, Tunggal, Ganda, Perancis, Baron adalah sebagai berikut.

Lipatan Baku (Standard Fold)
Lipatan kertas jenis Baku adalah jenis lipatan surat yang paling umum digunakan.
Cara melipat jenis Baku : Kertas dibagi menjadi tiga bagian sama besar (Bagian 1, 2, dan 3) lalu dilipat dengan posisi bagian 1 dan bagian 3 semuanya dilipat ke arah bagian 2
Lipatan Setengah Baku (Semi Standard Fold)
Lipatan kertas surat jenis Setengah Baku adalah variasi dari lipatan surat bentuk baku, perbedaan terletak pada bagian lipatan atasnya saja.
Cara melipat jenis Setengah Baku : Kertas dibagi tiga bagian, dua bagian sama besar dan satu bagian lebih kecil, kemudian kertas dilipat.
Lipatan Akordion (Accordion Fold)
Lipatan Surat jenis Akordion adalah variasi lain dari lipatan surat bentuk baku.
Cara melipat jenis Akordion : Kertas dibagi tiga sama besar (bagian 1, 2, dan 3) kemudian bagian 1 dilipat ke atas dan bagian 3 dilipat ke bawah..
Lipatan Semi Akordion (Semi Accordion Fold)
Lipatan Surat jenis Semi Akordion adalah variasi lain dari lipatan surat bentuk baku.
Cara melipat jenis Semi Akordion : Kertas dibagi 3 bagian (bagian 1 dan 2 sama besar dan bagian 3 lebih kecil). Bagian 1 dilipat ke atas dan bagian 3 dilipat ke bawah.
Lipatan Tunggal (Single Fold)
Lipatan kertas jenis Tunggal adalah jenis lipatan kertas yang paling sederhana serta paling mudah dibuat karena hanya dengan membagi kertas surat menjadi dua bagian yang sama panjang kemudian dilipat.
Cara melipat jenis Tunggal : Kertas dibagi dua bagian sama besar, lalu dilipat.
Lipatan Ganda (Parallel Double Fold)
Lipatan kertas surat jenis Ganda juga adalah jenis lipatan yang mudah untuk dibuat, karena hanya meneruskan lipatan sekali lagi setelah lipatan tunggal.
Cara melipat jenis Ganda : Kertas dibagi dua sama besar kemudian dilipat (lipatan ke 1). Lipatan ke 1 dibagi 2 sama besar kemudian dilipat (lipatan ke 2).
Lipatan Perancis (French Fold)
Lipatan kertas jenis Perancis sering digunakan untuk surat-surat niaga. Tetapi sekarang banyak surat surat dinas yang menggunakan jenis lipatan kertas surat yang semula merupakan lipatan kertas surat yang digunakan oleh raja dan kaum bangsawan Eropa tersebut.
Cara melipat jenis Perancis : Kertas dibagi dua sama besar kemudiam dilipat (lipatan ke 1). Lipatan ke 1 dilipat kembali sama besar sehingga menghasilkan lipatan ke 2
Lipatan Baron (Baronial Fold)
Lipatan surat jenis Baron sering digunakan untuk surat-surat dinas atau surat yang menggunakan amplop atau sampul yang panjang karena panjang lipatan ini melebihi sampul atau amplop ukuran pendek.
Cara melipat jenis Baron : Kertas dibagi dua sama besar kemudian dilipat (lipatan ke 1), kemudian lipatan ke 1 dibagi tiga sama besar (bagian 1, 2, dan 3). Bagian 1 dilipat ke kiri dan bagian 2 dilipat ke kanan.

Read More »

09.31 | 0 komentar

Sistem Kearsipan

A. PENGERTIAN ARSIP

Arsip adalah suatu tanda bukti, dokumen, atau warkat yang bertalian dengan bukti keterangan suatu keluarga, perusahaan, masyarakat, atau bangsa.
Kearsipan adalah segala kegiatan yang berkenaan dengan pengurusan arsip-arsip, baik arsip dinas maupun arsip pribadi, dari mulai penerimaan, pencatatan, pengiriman, penyingkiran maupun pemusnahan surat menyurat atau berbagai macam warkat lainnya.
Suatu catatan dikatakan arsip apabila memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :
1. Mempunyai arti
2. Masih mempunyai kegunaan
3. Disimpan dengan teratur.
Pengertian arsip menurut Undang-Undang No 7 tahun 1971 bab 1 pasal 1 bahwa yang dimaksud dengan arsip yaitu :
1. Naskah – naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan Badan-Badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.
2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Sedangkan pengertian arsip menurut para ahli :
1. The Liang Gie mengartikan arsip sebagai kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, berencana, karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.
2. Atmosudirdjo mengartikan arsip, yaitu :
a. Wadah, tempat, map, order, doos, kotak, almari kabinet, dan sebagainya yang dipergunakan untuk menympan nahan-bahan arsip.
b. Kumpulan teratur dari bahan-bahan arsip, surat, kartu-kartu, mikrifilm-mikrifilm dan sebagainya yang dipakai setiap kali untuk bahan petunjuk atau pembuktian.
c. Setiap pengaturan, penyortiran, penertiban yang sistematis dan berurutan dari barang-barang, orang-orang, personal, kertas-kertas tertulis, dokumen-dokumen dan sebagainya.
Hal-hal yang perlu diperhatikan lingkup kearsipan atau disebut juga tata kearsipan (record management) meliputi enam kegiatan utama yaitu:
1. Penciptaan arsip/warkat
2. Pemiliha arsip/warkat
3. Pengendalian arsip/warkat
4. Penyimpanan arsip/warkat
5. Perawatan arsip/warkat
6. Pemusnahan arsip/warkat

B. JENIS ARSIP DAN RECORD
Macam-macam Arsip adalah:
1. Menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya. Arsip pemerintah, misalnya dibedakan meliputi :
a. Arsip Nasional di Ibukota republik Indonesia sebagai inti organisasi dari Lembaga Kerasipan Nasional selanjutnya disebut Arsip Nasional Pusat.
b. Arsip Nasional di tiap-tiap Ibukota daerah Tingkat I termasuk daerah-daerah yang setingkat dengan daerah Tingkat I (Daerah Istimewa Yogyakarta, Daerah Khusus Ibukota Jakarta) yang selanjutnya disebut Arsip Nasional Daerah.
2. Arsip Primer dan Arsip Sekunder
Arsip primer adalah arsip aslinya, bukan arsip tindasan, bukan salinan
Arsip sekunder adalah arsip yang berupa tindasan, fotokopi salinan, atau mikro filmnya.
3. Arsip Sentral dan Arsip Unit
Arsip sentral adalah arsip yang disimpan pada pusat arsip atau arsip yang dipusatkan penyimpanannya.
Arsip unit adalah arsip yang disebarkan penyimpanannnya, arsip yang disimpan disetiap bagian atau unit dalam suatu organisasi/ instansi.
4. Makro dan mikro arsip
Makro arsip yaitu arsip yang jumlahnya banyak dan disimpan ditempat yang luas dan terpusat.
Mikro arsip yaitu arsip yang jumlahnya tidak banyak dan tersimpan secara tersebar pada unit-unit.
5. Arsip statis dan arsip dinamis
6. Arsip abadi dan arsip tidak abadi.
Arsip abadi artinya arsip yang kegunaannya berlangsung dan abadi, seperti arsip sejarah
Arsip tidak abadi artinya arsip yang kegunaannya hanya sementara atau hanya pada saat itu.
Macam-macam record
1. Menurut subjek atau isi

1. Financial record
2. Inventori record
3. Personal record
4. Sales record
5. Production record

2. Menurut bentuk wujudnya

1. Surat
2. Naskah perjanjian
3. Akta pendirian perusahaan
4. Notulen rapat
5. Laporan-laporan
6. Kuitansi dll

3. Menurut kegunaannya

1. Record yang mempunyai guna informatif
2. Record yang mempunyai guna yuridis
3. Record yang mempunyai guna ilmiah
4. Record yang mempunyai guna historis

4. Menurut sifat atau kepentingannya

1. Record non esensual
2. Record yang diperlukan
3. Record yang penting
4. Record vital

C. FUNGSI DAN KEGUNAAN ARSIP
Fungsi arsip menurut pasal 2 UU No 7 tahun 1971 dibedakan menjadi :
1. Fungsi dinamis
2. Fungsi statis
Menurut Drs. Anhar fungsi arsip yaitu :
1. Sebagai alat penyimpanan warkat
2. Sebagai alat bantuan perpustakaan
3. Penyimpanan warkat-warkat terhadap keputusan yang telah diambil.
4. Kersipan brarti menyimpan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan perusahaan.
Menurut Drs AW Widjaya mengatakan bahwa arsip dinamis dapat diperinci lagi menjadi:
1. Arsip aktif
2. Arsip semi aktif
3. Arsip in aktif
Arsip aktif yaitu arsip yang masih dipergunakan terus menrus bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan dario suatu organisasi / kantor
Arsip semi aktif yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun.
Arsip In aktif yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus-menerus, atau frekuensi penggunaannya sudah jarang atau hanya dipergunakan sebagai frekuensi saja.
Kegunaan Arsip
a. Menurut Milton Reilzfeld yaitu :
1. Values for administrative use
2. Values for legas use (nilai-nilai kegunaan hukum)
3. Values for fiscal use (nilai-nilai kegunaan keuangan)
4. Values for policy use ( nilai-nilai kegunaan politik/kebijakan)
5. Values for historical use (nilai-nilai keguanaan sejarah)
6. Values for research use (nilai-nilai kegunaan penelitian)
b. Menurut Ensiklopedia administratif yaitu
1. Guna informatoris
2. Guna yuridis
3. Guna historis
4. Guna ilmiah
c. Menurut Arsip Nasional Republik Indonesia Guna arsip dibedakan menjadi:
1. Nilai guna primer meliputi :

• Nilai guna administrasi
• Nilai guna hukum
• Nilai guna keuangan
• Nilai guna ilmiah dan teknologi

2. Nilai Guna sekunder meliputi :

• Nilai guna kebuktian
• Nilai guna informasional

Dari berbagai sumber di atas dapat disimpulkan bahwa nilai guna arsip yaitu :
1. Untuk kegunaan administrasi
2. Untuk kegunaan hukum
3. Untuk kegunaan keuangan
4. Untuk kegunaan haluan organisasi
5. Untuk kegunaan pelaksanaan kegiatan organisasi
6. Untuk kegunaan sejarah
7. Untuk kegunaan keperluan penelitian
8. Untuk kegunaan penerangan

D. PENYIMPANAN DAN PENEMUAN KEMBALI ARSIP
Perlengkapan yang penting yang sangat diperlukan untuk menyimpan arsip, yaitu :
1. Lemari arsip

1. Filling cabinet —à untuk menyimpan arsip secara vertikal
2. Lateral filling cabinet

2. Tanda Batas (guide card = sekat petunjuk)
Jika surat dalam map disimpan dalam lemari tanpa sandaran
3. Map arsip (folder)

E. SISTEM KEARSIPAN
Pada dasarnya kearsipan atau filling adalah kegiatan penyusunan dokumen, warkat dan arsip pada tempat yang telah ditentukan, sehingga bila diperlukan dapat ditemukan dengan cepat.
Sistem kearsipan yang sesuai dengan teori ilmu kearsipan terdiri dari 5 macam yaitu :
1) Kearsipan sistem abjad (Alphabetic Filling System)
2) Kearsipan sistem Subjeck ( Subjeck filling system )
3) Kearsipan sistem, wilayah ( Geographic Filling system)
4) Kearsipan sistem nomor ( Numeric filling system)
5) Kearsipan sistem tanggal (chronological filling system)

• Kearsipan Sistem abjad

Sistem abjad yaitu sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan abjad. Sistem ini dapat menggunakan abjad nama orang, organisasi / kantor.

•  Kearsipan sistem subjek

Dalam sistem ini semua naskah / dokumen disusun dan dikelompokkan berdasarkan
pokok soal/masalah

• Kearsipan Sistem wilayah

Dalam sistem ini susunan arsip diatur berdasarkan judul nama wilayah / daerah,
seperti nama negara, propinsi, kabupaten, kecamatan dsb.

•  Kearsipan Sistem Nomor

Sistem nomor / angka disebut juga kode klasfikasi persepuluhan. Yang dijadikan
kode surat adalah nomor yang ditetapkan oleh unit yang bersangkutan.

•  Kearsipan Sistem Tanggal

Dalam sistem ini susunan arsip diatur berdasarkan waktu, seperti tahun, bulan, dan
tanggal. Petunjuk pokoknya adalah tahun, kemudian bulan dan tanggal.
Contoh : – Kode 260190 menyatakan tanggal 26, bulan Januari, tahun 1990. atau
sebaliknya. 900126 menyatakan tahun 1990, bulan Januari, tanggal 26

Read More »

09.29 | 0 komentar

Kearsipan Sistem Agenda

KEARSIPAN SISTEM AGENDA
(MENANGANI SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR)
 
A. Prosedur Penanganan Surat Masuk
Yang dimaksud dengan surat masuk adalah surat-surat yang diterima oleh
suatu organisasi baik dari organisasi lain maupun dari perorangan. Prosedur penanganan surat masuk pada suatu organisasi secara umum akan meliputi aktifitas-aktifitas sebagai berikut:
1. Penerimaan Surat
Semua surat yang masuk diterima dan dikumpulkan pada suatu bagian atau
petugas tertentu. Kemudian diteliti alamatnya satu persatu apakah alamatnya benar atau tidak. Maksudnya apakah semua surat-surat yang masuk itu benar-benar untuk organisasi yang bersangkutan.
Untuk surat-surat yang salah alamat dipisahkan untuk dikembalikan kepada pihak pengirim. Apabila pengirimannya melalui pos dapat dikembalikan dengan cara mengembalikan pada kantor pos dan giro dengan diberi catatan “SALAH ALAMAT”. Demikian pula apabila pengirimannya melalui biro-biro jasa yang lain.
Untuk surat-surat yang benar pada organisasi yang bersangkutan, pada amplopnya atau pada suratnya diberi cap tanggal penerimaan. Misalnya surat yang diterima tanggal pada tanggal 21 Agustus 2008, diberi cap tanggal sesuai tanggal tersebut.

2. Persortiran Surat
Surat-surat yang telah diberi tanggal penerimaan tadi disortir berdasarkan tujuannya. Misalnya yang untuk direktur dan untuk bagian-bagian yang ada pada organisasi yang bersangkutan.
3. Pembukaan Surat
Setelah disortir surat-surat tersebut dibuka satu persatu sambil diteliti
tentang kelengkapan-kelengkapan yang ada.
Disini tidak semua surat boleh dibuka, tetapi ada beberapa jenis surat yang tidak boleh dibuka oleh petugas, hanya orang yang dituju sajalah yang mempunyai hak untuk membuka surat-surat tersebut. Surat-surat tersebut adalah yang berjenis rahasia dan surat pribadi atau private atau prive.
Untuk membedakan surat-surat tersebut dengan surat yang lain dapat dilihat dari amplop dan alamatnya. Untuk surat rahasia pada amplopnya akan dibubuhi tulisan RAHASIA atau RHS. Sedangkan untuk surat pribadi dapat dilihat dari cara penulisan alamatnya. Surat-surat pribadi alamatnya biasanya tanpa menggunakan jabatan, tetapi hanya namanya saja. Seperti misalnya:
Kepada
Yth. Bapak Ir. Sudirman
Kantor Depdiknas Malang
Jalan Veteran 7
Malang 63245
Atau biasanya pada sampulnya ditulis PRIVATE atau PRIVE atau yang lainnya yang menunjukkan bahwa surat tersebut surat pribadi. Sedangkan untuk yang surat dinas atau bisnis, biasanya hanya disebutkan jabatannya saja seperti misalnya:
Kepada
Yth. Direktur PT. SEMBADA
Jalan Arjuna 505
Purwokerto 53181
Setelah surat dibuka isinya dikeluarkan, jangan lupa untuk tetap menyertakan amplopnya. Jadi isi suratnya tetap menyatu dengan amplopnya, misalnya saja dengan distaples. Tujuan menyertakan amplopnya adalah untuk:

1. mengetahui alamat si pengirim, apabila pada suratnya tidak ada alamat pengirimannya
2. menghindari hilangnya sesuatu, apabila misalnya ada lampiran yang teringgal didalam amplop.
3. Mengetahui tanggal pembuatan surat, apabila pada surat tidak tercantum tanggal pembuatan surat.
4. Mengetahui tanggal pengiriman surat, khususnya apabila dikirim melalui pos, ini dapat dijadikan bukti apabila ada protes tentang keterlambatan datangnya surat.

4. Pengagendaan Surat Masuk

Setiap surat yang masuk akan dicatat pada Buku Agenda Surat Masuk. Adapun yang dicatat adalah nomor urut, tanggal penerimaan, tanggal surat, nomor surat, perihal surat, asal surat, tujuan surat, keterangan.

Contoh Buku Agenda Surat Masuk Sebagai berikut:

No	Tanggal Terima	Tanggal Surat	Nomor Surat	Perihal	Asal Surat	Tujuan	Ket
18	21/8/2008	15/8/2008	12/KH/VIII	Pajak Penjualan	Kantor Pajak Malang	Direktur

1. Pengklasifikasian Surat

Surat-surat diklasifikasikan menurut jenisnya dan tingkat kepentingannya, misalnya surat rahasia, surat pribadi, surat dinas yang harus segera ditanggapi, surat dinas biasa, surat yang hanya berupa informasi.
6.  Pendistribusian Surat
Aktifitas disini adalah menyampaikan surat-surat ke alamat yang dituju. Tentang alamat yang dituju ada dua kemungkinan, yaitu perorangan, seperti untuk direktur/pimpinan, dan beberapa orang lainnya.
Untuk surat-surat yang ditujukan kepada pimpinan, sebaiknya dalam penyampaiannya disusun berdasarkan pengklasifikasian. Susunannya dimulai dyang paling penting sampai ke yang kurang penting dan ditrmpatkan pada sebuah map khusus.
Untuk mendistribusikan surat kepada bagian-bagian  yang ada pada suatu organisasi, biasanya ditempuh dengan cara menggunakan Buku Ekspedisi Intern. Buku ini mencatat tentang identitas surat, tujuan surat, tanda tangan/paraf penerima surat dan tanggal penerimaan surat. Contoh Buku Ekspedisi Intern adalah sebagai berikut:

BUKU EKSPEDISI INTERN

No	Tanggal Terima	Nomor Surat	Tujuan Surat	Tanda Tangan dan Tanggal
45	12/9/2007	89/Ps/K/IX/07	Bagian Personalia

Sering terjadi sebuah surat perlu diketahui oleh beberapa pihak. Untuk surat yang semacam ini cara pendistribusiannya ada beberapa cara yaitu:

1. a. Diperbanyak

Surat tersebut diperbanyak sejumlah pihak yang harus mendapatkan surat tersebut,
kemudian didistribusikan dengan menggunakan Buku Ekspedisi Intern.
b. Menggunakan Slip Edaran
Yang dimaksud slip edaran adalah lembaran kertas yang memuat pihak-pihak yang akan dituju oleh surat tertentu. Slip edaran ini nantinya dilampirkan pada surat yang akan diedarkan.Setiap orang yang telah membaca surat tadi harus membubuhkan tanda tangan/parafnya dan diberi tanggal, kemudian diedarkan ke orang berikutnya. Orang yang paling akhir bertugas mengembalikan surat tersebut ke tempat yang telah ditentukan atau akan ada petugas yang mengambil surat tersebut.
Jadi disini suratnya tidak diperbanyak, tetapi diedarkan ke pihak-pihak yang dituju, dengan dilampiri slip edaran. Pada kolom catatan biasanya diisi tentang perlunya surat tersebut dibaca oleh pihak-pihak yang dituju. Misalnya: “Hanya sebagai informasi” atau “Hanya untuk diketahui”. Contoh slip edaran:

SLIP EDARAN
Tanggal                 : Tanggal Surat       : Nomor Surat         : Perihal                   :		Catatan :
No.	Tujuan	Paraf dan Tanggal

c. Menggunakan Slip Tindakan (Action Slip)
Dengan cara ini surat tadi diperbanyak sebanyak yang diperlukan. Kemudian masing-masing copy surat tadi dilampiri Slip Tindakan atau sering juga disebut Slip Penugasan. Bentuk slip tersebut biasanya adalah seperti yang tercantum di bawah ini. Slip ini diberi tanda pada salah satu atau beberapa perintah yang harus dilakukan sehubungan dengan surat yang diedarkan.
B. Prosedur Penanganan Surat Keluar
Dalam menangani surat keluar akan terdiri dari aktivitas-aktivitas sebagai berikut:
1.  Pembuatan konsep
Kegiatan yang pertama dalam menangani surat keluar adalah pembuatan konsep.Ada beberapa hal yang dapat membantu membuat konsep surat dengan baik, yaitu

1. Penempatan tujuan. Maksudnya adalah sebelum pembuatan konsep-konsep surat dimulai, harus diketahui terlebih dahulu tujuan pembuatan surat tersebut. Seperti untuk membalas surat pesanan. Dengan mengetahui tujuan ini akan dapat diketahui isi dan macam surat yang akan dibuat.

b.  Menyediakan informasi pelengkap yang diperlukan. Dengan mengetahui isi dan macam surat yang akan dibuat, dapat dipersiapkan informasi pendukung yang diperlukan untuk surat yang akan dibuat dapat dipersiapkan terlebih dahulu.Hal ini sudah barang tentu akan mempermudah dalam proses penyusunan konsep surat.

1. Mengetahui calon penerima surat.Calon penerima surat perlu di ketahui juga. Hal ini akan sangat membantu dalam memilih kata-kata dan bahasa yang cocok untuk digunakan dalam surat yang akan dibuat.

Kemudian dalam pembuatan konsep surat harus diusahakan agar konsep tersebut sudah dapat mencerminkan surat yang sesungguhnya. Maksudnya harus sudah dapat mencerminkan surat yang baik seperti, yang telah diterangkan sebelumnya.
2. Persetujuan konsep
Setelah konsep selesai dibuat harus terlebih dahulu disetujui oleh pihak yang bertanggungjawab terhadap surat tersebut. Dalam hal ini biasanya adalah orang yang akan menandatangani surat.
Untuk surat yang isinya menyangkut lebih dari satu pihak/departeman dalam suatu organisasi biasanya konsep tersebut akan dikonsultasikan terlebih dahulu kepada pihak-pihak/departemen-departemen tadi.
Sebagai tanda persetujuan terhadap konsep tadi, maka pejabat yang berkepentingan terhadap surat itu akan membubuhkan parafnya pada konsep surat.
3. Pemberian nomor surat
Setelah konsep disetujui, konsep tersebut akan dilengkapi atau diberi nomor surat. Salah satu yang perlu diperhatikan dalam pembuatan/pemberian nomor surat hendaknya yang jelas, sederhana dan mudah dimengerti serta tetap bentuknya. Nomor surat biasanya merupakan gabungan dari nomor-nomor dan kode-kode tertentu, misalnya 231/K/Ps/IX/08, yang artinya:
– 231 = nomor urut surat
– K  = surat keluar
– Ps = kode untuk surat pesanan
– IX = bulan pembuatan surat
– 08 = tahun pembuatan surat
4. Pengetikan konsep
Setelah konsep surat diberi nomor surat, kemudian diketik. Dalam proses pengetikan ini, biasanya akan dilakukan hal-hal sebagai berikut;

• diteliti apakah semua persyaratannya telah lengkap
• dilihat berapa jumlah tembusan yang diperlukan
• memprioritaskan pengetikan surat yang lebih penting dahulu, dilihat dari segi          waktu pengirimannya dan isinya

Setelah kegiatan hal tersebut di atas diteliti, berulang mulai proses pengetikan. Dalam proses pengetikan surat ini perlu diperhatikan bahwa bentuknya harus seragam, sesuai dengan aturan yang ada pada organisasi yang bersangkutan. Selain itu sudah barang tentu harus rapi dan tidak boleh ada kesalahan pengetikan.
Kemudian perlu diperhatikan juga, apabila surat tersebut akan dibuat dalam jumlah yang banyak, maka perlu dipikirkan cara memperbanyak.
5. Penanda tanganan surat
Setelah konsep surat diketik dan dilengkapi dengan semua kelengkapan surat tersebut siap untuk ditandatangani. Yang dimaksud kelengkapan disini adalah antara lain: amplop, lampiran-lampiran, dan sebagainya.
Yang berhak menandatangani adalah orang yang akan bertanggungjawab terhadap
isi surat tersebut. Jadi diserahkan kembali kepada orang yang telah memberikan parafnya  pada konsep surat tersebut.
6. Pemberian cap stempel organisasi
Setelah surat ditanda-tangani langkah berikutnya adalah diberi cap stempel organisasi, yaitu disebelah kiri atas tanda-tangan dan mengenai sebagian tanda-tangan orang yang bertanggung jawab langsung terhadap surat yang bersangkutan.
7. Pencatatan surat keluar
Langkah berikutnya adalah pencatatan surat pada Buku Agenda Surat Keluar. Yang dicatat adalah nomor urut, tanggal, tujuan surat, perihal, nomor surat, lampiran, asal surat, dan keterangan.

Contoh Buku Agenda Surat Keluar adalah sebagai berikut:
BUKU AGENDA SURAT KELUAR

No	Tanggal	Tujuan Surat	Perihal	Nomor Surat	Lamp	Asal	Ket
1	10/09/2008	PT Setia Hati Jl Setia 45 Makasar	Penawaran Barang	03/KP/Pn/IX/08	2	Bagian Marketing

Semua surat keluar perlu dicatat padaBuku Agenda Surat Keluar, tujuannya adalah:

1. untuk mengetahui banyaknya surat yang telah dibuat
2. untuk mengontrol surat yang keluar
3. untuk mengetahui jumlah surat-surat yang telah keluar

8. Pengiriman surat
Proses pengiriman surat secara umum ada dua macam, yaitu;

1. dikirim oleh petugas pengiriman surat
2. dikirim melalui jasa pengiriman surat

Oleh karenanya surat-surat yang akan dikirim perlu dipisah-pisahkan terlebih dahulu, mana yang akan dikirim oleh petugas dan mana yang akan dikirim melalui jasa pengiriman.
Untuk yang dikirim melalui jasa pengiriman perlu dipisah-pisahkan lagi menurut jenis jasa pengirimannya,yaitu didasarkan kepada tingkat kepentingannya dan lama waktu pengirimannya. Seperti misalnya apabila akan menggunakan jasa pos, apakah menggunakan jenis kiriman biasa, kilat, kilat khusus, tercatat dan sebagainya. Jadi harus dapat menentukan jenis jasa pengiriman yang tepat sesuai dengan kebutuhan surat yang akan dikirim.
Adapun jasa-jasa pengiriman surat yang dapat dipergunakan adalah ada 3 kemungkinan, yaitu;

1. Perum Pos dan Giro
2. Perum Telekomunikasi
3. Jasa Pengiriman Swasta

a. Perum Pos danGiro
Jasa yang diberikan oleh PerumPos dan Giro sehubungan dengan pengiriman surat adalah mengirimkan Surat Pos. Yang dimaksud dengan Surat Pos adalah nama himpunan umtuk surat, warkat pos, barang cetakan, surat kabar, dan bungkusan kecil.
Tentang jenis pelayanan yang disediakan antara lain adalah;

1. Biasa, jenis pengiriman ini memakan waktu antara 3 hari -7 hari atau lebih, tergantung jauh dekatnya alamat tujuan.
2. Kilat, jenis pengiriman ini memakan waktu antara 1 hari – 1 minggu.
3. Kilat khusus, jenis pengiriman ini memakan waktu 24 jam. Tetapi belum semua kota di Indonesia terjangkau oleh jenis jasa ini.
4. POSPATAS, yaitu singkatan dari Pos Cepat Antar Kota Terbatas, Jasa jenis ini membutuhkan waktu maksimal 12 jam. Pelayanannya hanya antara jam 07.00 – 23.00 dan untuk kota-kota tertentu saja
5. EMS (Express Mail Service), yaitu merupakan sarana yang terpercaya untuk kecepatan dan ketepatan kiriman pos ke luar negeri. Jenis pelayanannya ada 2 macam, yaitu:

• On Schedule Service (EMS/OS)  ,yaitu pelayanan pengiriman  EMS dengan alamat dan jadwal pengiriman tertentu sesuai dengan kontrak yang dibuat antara pengirim dengan Kantor Pos dan Giro
• On Demand Service (EMS/OD), yaitu pelayanan pengiriman EMS yang dapat dilakukan setiap saat selama loket masih buka.

1. Kiriman Tercatat, yaitu jenis pengiriman yang aman, biasanya digunakan untuk mengirim dokumen atau surat yang penting dan mempunyai nilai tertentu, seperti surat perjanjian, ijasah dan sejenisnya. Jika menggunakan jasa ini, pengirim akan mendapatkan tanda bukti pengiriman. Tanda bukti ini harus disimpan, sebagai tanda bukti.

Setiap jenis pengiriman tadi mempunyai tingkatan tarif biaya yang berbeda-beda. Tentang daftar tarif, biasanya setiap tahun Kantor Pos dan Giro menerbitkan dan diperjual belikan untuk umum. Hal lain yang mempengaruhi besar kecil biaya pengiriman adalah berat-ringannya dokumen yang  dikirim. Jadi setiap surat yang akan dikirim melalui Kantor Pos dan Giro harus ditimbang timbang terlebih dahulu, kemudian dilihat di daftar terif untuk menentukan atau memberikan jumlah perangko yang harus ditempel Penimbangan dan Pemberian perangko ini dapat dilakukan sendiri atau oleh Kator Pos dan Giro tempat mengirim.
Dalam menggunakan jasa pengiriman melalui Pos dan Giro, penulisan alamat sangat penting untuk diperhatikan. Cara penulisan alamat yang benar menurut petunjuk yang diberikan oleh Perum Pos dan Giro adalah sebagai berikut:

1. Susunan alamat agar di tulis pada bagian kanan smapul surat. Selain nama dan tempat tinggal dan alamat, juga nama gang, jalan, nomor rumah, nomor RT dan RW, Kabupaten dan Propinsi ditulis pada susunan alamat tersebut. Yang lebih penting lagi jangan lupa: Cantumkam Nomor Kode Pos pada alamat anda.  Contoh:

Kepada
Yth. Sdri. Alin Nurlina
Jl. Rumah Sakit
Gg. Sukarasa 8 RT. O7/RW. 02
Kel. Kahuripan, Kec. Tawang
Tasikmalaya 46115
Kepada
CV. BUDI PERMADI
Jl. Gelatik Dalam 42/151A
Bandung 40133

1. Sedangkan semua kiriman untuk alamat Luar Negeri, Cantumkan nama Negara tujuan dan jika ada cantumkan nomor  penyaluran pos atau nama daerah antar.

Contoh:
Miss Cindy Brewer
507 Kanthy Drive, Tecumseh
Oklahoma 74873
U.S.A
Felicia Wong Pty.Ltd
6-188. BLK 97, Whampoa Drive
Singapore 12323

b.  Perum Telekomunikasi.
Jenis jasa yang diberikan olah Perumtel antara lain adalah:
–         Telegram
–         Telex
–         Teletex, yaitu suatu jasa teleks dengan kemampuan pengiriman yang lebih cepat
–         Telefax (Facsimile), yaitu suatu jasa fotokopi jarak jauh yang dikirimkan melalui media telekomunikasi dengan kemampuan lebih cepat dan lebih murah.
–         Electronic Mail (E-Mail), pengiriman berita baik tertulis maupun bentuk suara yang memakai fasilitas gabungan telekomunikasi dan computer sehingga berita tersebut dapat disimpan dan diakses dari seluruh penjuru dunia bagi mereka yang berkepentingan.

1. c. Jasa Pengiriman Swasta

Yang dimaksud disini adalah biro-biro jasa pengiriman yang disediakan oleh pihak swasta seperti ELTEHA dan berbagai biro jasa pengiriman yang lain.
Untuk semua surat-surat yang akan dikirimkan, baik oleh petugas sendiri maupun melalui jasa pengiriman, biasanya dibuatkan atau dicatat pada buku Ekspedisi Ekstern. Buku ini mencatat surat-surat yang dikirim, kemana tujuannya, dan siapa yang menerima surat-surat tersebut. Penerima surat akan membubuhkan tanda tangan atau paraf pada buku tersebut sebagai bukti bahwa suratnya telah diterima. Untuk surat yang dikirim melalui jasa pengiriman, yang tanda tangan atau paraf adalah petugas di tempat jasa pengiriman.


Adapun bentuk Buku Ekspedisi Ekstern adalah sebagai berikut:
BUKU EKSPEDISI EKSTERN

No	Tgl Pengiriman	Nomor Surat	Tujuan	Paraf Penerima
23	12/09/2008	23K/M/Pr/IX/08	CV. Wardana Jalan Perkutut 56 Bandung 40133

Demikianlah aktifitas-aktifitas yang berhubungan dengan mengelola surat keluar. Perlu diketahui bahwa prakteknya akan sangat bervariasi, tergantung pada  organisasi masing-masing. Secara umum semakin besar suatu organisasi, maka aktivitas penanganannya akan semakin kompleks dan melibatkan banyak orang.

Read More »

09.27 | 0 komentar

Aspek Teoritis dan Legalitas Alih Media Elektronik Atau Digitalisasi

A. TUJUAN MANAJEMEN ARSIP
Dalam manajemen arsip statis (Archives Management) terdapat tahapan-tahapan kegiatan yang meliputi kegiatan acquisition and records appraisal, description, preservation, informatin services, dan sources publication. Secara ringkas Ricks memandang Archives Management sebagai “establishes control procedures to preserve history and provide the vehicle for using history in a beneficial way in business environment” (Ricks, 1993: 306). Manajemen arsip statis atau sering disebut program arsip statis, apapun bentuk institusi yang menyelenggarakan program tersebut, mempunyai tujuan yang sama yakni menata, merawat dan memelihara arsip-arsip statis untuk dapat ditemukan kembali dan memberikan layanan informasi pada para pengguna.
Seiring dengan perkembangan Teknologi Informasi dan komputer (TIK), kemudian diperkenalkan pendekatan baru yakni Preservation Pyramid yang terdiri dari empat komponen. Pendekatan ‘Piramida Preservasi’ ini diperkenalkan oleh Arsip Nasional Belanda yang kemudian banyak diadopsi oleh lembaga-lembaga kearsipan di dunia.
Adapun empat komponen ‘Piramida Preservasi’ adalah sebagai berikut:
1. preventive conservation stands for all direct and indirect steps and provisions that will optimise the environmental conditions, and the preservation of and access to the object in order to prolong the life span. To start with it encompasses a clear line of policy that includes training, attitude building and professionalization of all staff;
2. passive conservation stands for all direct and indirect steps directed towards the prolongation of the life span of objects. It includes good house keeping, air purification, air conditioning, repository hygiene and repository monitoring. An important feature of passive conservation is the survey of the physical condition of the collection;
3. active conservation stands for all direct and indirect steps and actions on objects in o rder to prolong their life span. It includes re-boxing and re-wrapping objects, cleaning objects, mass-de acidification and disinfecting. This phase in conservation involves tasks that can be performed by people who are not trained conservators;
4. restoration stands for all actions taken to prolong the life span of the object in its perceptible appearance in compliance with the rules of aesthetics and ethics, while maintaining its historical integrity. As it is the work of highly trained conservators who work on individual objects this is the most expensive and time-consuming phase in preservation.
(Translate)
1. konservasi preventif terdiri dari langkah langsung dan tidak langsung dan ketentuan yang akan mengoptimalkan kondisi lingkungan, dan pelestarian dan akses ke objek untuk memperpanjang masa hidup. Untuk mulai dengan itu meliputi garis yang jelas kebijakan yang mencakup pelatihan, pembentukan sikap dan profesionalisasi semua staf;
2. konservasi pasif terdiri dari langkah langsung dan tidak langsung diarahkan perpanjangan masa hidup objek. Ini mencakup baik rumah tangga, pemurnian udara, AC, kebersihan repositori dan pemantauan repositori. Sebuah fitur penting dari konservasi pasif adalah survei kondisi fisik koleksi;
3. konservasi aktif terdiri dari langkah dan tindakan langsung dan tidak langsung pada objek dalam o rder untuk memperpanjang rentang hidup mereka. Ini termasuk re-tinju dan benda re-pembungkus, membersihkan benda, massa-de pengasaman dan desinfeksi. Fase ini dalam konservasi melibatkan tugas-tugas yang dapat dilakukan oleh orang yang tidak terlatih konservator;
4. restorasi singkatan untuk semua tindakan yang diambil untuk memperpanjang masa hidup objek dalam penampilan kentara dengan mematuhi aturan estetika dan etika, tetap menjaga integritas historisnya. Karena merupakan karya konservator yang sangat terlatih yang bekerja pada objek individu ini adalah fase yang paling mahal dan memakan waktu dalam pelestarian.
Dalam komponen yang keempat (restoration) itulah terdapat rincian kegiatan-kegiatan:
(1) Reproduksi (menggandakan arsip dengan alat elektronik atau foto copy),
(2) Laminasi (laminasi dapat dilakukan dengan tangan/manual, dengan mesin pres panas, atau dengan filmoplast),
(3) Enkapsulasi (merupakan salah satu metode preservasi kertas dengan menggunakan bahan pelindung untuk menghindarkan arsip dari kerusakan fisik),
(4) Duplikasi (terdapat beberapa teknik diantaranya menggunakan alatelektronik),
(5) Alih media (microfilm, microfische, micropaque, dan documen imaging atau alih media elektronik).
Dengan demikian, alih media elektronik atau digitalisasi merupakan salah satu instrumen penting dalam preservasi.
B. ELEMEN PENTING DALAM ALIH MEDIA ELEKTRONIK ATAU DIGITALISASI
Semua arsip atau dokumen yang telah dialihmediakan ke dalam media elektronik atau media digital akan menjadi arsip elektronik/digital atau dokumen elektronik/ digital. Begitu juga arsip yang sejak tercipta sudah bermedia digital maka ia juga menjadi arsip elektronik/digital atau dokumen elektronik/ digital. Arsip elektronik yang memerlukan penyimpanan dan pemeliharaan dalam jangka waktu lama perlu memperhatikan langkah-langkah pemindaian (scanning) arsip asli (spesifikasi, format file, metadata), pemeliharaan (dokumentasi, duplikasi, dan dengan media terbarukan), serta keberlanjutan keberadaannya.
1. Spesifikasi Pemindaian
Pemindaian arsip asli direkomendasikan untuk menggunakan resolusi minimum 300 dpi (dot per inch) dan disimpan dalam bentuk dokumen elektronik dalam format tertentu seperti TIFF, GIF, JPEG, dan PDF. Arsip elektronik tersebut harus memiliki informasi yang sama seperti dokumen aslinya. Kalau terpaksa dikompresi, sebaiknya menggunakan kompresi yang bersifat lossless (tanpa kehilangan informasi).
2. Metadata
Metadata adalah informasi berupa atribut mengenai format dan struktur data yang telah distandarisasi untuk mendeskripsikan kandungan, lokasi, dan nilai data.
3. Pemeliharaan Arsip Elektronik/Digital
Arsip elektronik harus dapat dibaca dengan menggunakan perangkat lunak tertentu. Dengan demikian, selain memelihara arsip elektronik terebut, sangatlah penting untuk menjaga kesinambungan dari perangkat lunak yang digunakan agar tetap dapat mengakses arsip tersebut. Selain itu, arsip elektronik juga harus dapat dibaca oleh satu generasi perangkat keras ke generasi berikutnya. Strategi tersebut perlu didokumentasikan dengan baik dan dimutakhirkan saat terjadi perubahan teknologi. Perubahan sistem dapat berupa perubahan perangkat lunak ke versi yang lebih baru tetapi tetap.
4. Migrasi Arsip Elektronik
Penentuan perangkat lunak atau platform baru selalu harus didahului dengan ujicoba untuk menjamin kepastian, kehandalan dan aksesibilitas terhadap arsip elektronik yang telah ada. Mendokumentasi perubahan-perubahan yang terjadi pada perangkat keras, perangkat lunak, dan format arsip elektronik, termasuk mendokumentasikan perubahan dari satu format ke format yang baru.
5. Pemeliharaan dan Pemusnahan Arsip Elektronik
Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi harus memiliki jadwal pemeliharaan arsip dan rencana migrasi sistem. Jadwal tersebut juga mengatur tentang penyimpanan dan pemusnahan arsip elektronik. Arsip elektronik perlu disimpan sedemikian rupa sehingga dapat diidentifikasi dan dimusnahkan saat periode penyimpanan telah habis atau sudah tidak memiliki nilai kegunaan. Penghapusan Arsip elektronik perlu diatur secara khusus, mengingat masih akan meninggalkan jejak-jejak digital yang mungkin didapatkan kembali.
Terhadap arsip elektronik yang disimpan dalam media optik (CD-ROM, DVD, dan sebagainya), pemusnahan dilakukan dengan cara menghancurkan media penyimpanan secara fisik. Pemusnahan dilakukan secara total, termasuk pemusnahan duplikat yang disimpan dalam media backup atau tempat penyimpanan lainnya.
C. TRANSFORMASI DIGITAL
Pemindaian (scanning) adalah suatu cara yang digunakan untuk menangkap dan mentransformasikan beberapa bentuk format dokumen seperti formulir, teks, cetakan foto, poster, dan lainnya kedalam bentuk gambar (image) yang dapat diedit, display, dan disimpan dalam bentuk digital pada komputer.
Pemindai (scaaner) terdapat beberapa jenis yang dapat digunakan seperti hand-held, multiple-document feed in, dan single-sheet flatbed scanner. Scanner didesain untuk dapat mendukung scanning dokumen dalam warna hitam-putih dan atau dokumen berwarna dengan ukuran dokumen yang bermacam-macam. Untuk melakukan pemindaian terhadap dokumen yang membutuhkan akurasi detail yang tinggi seperti foto, kartografi, gambar tehnik, dan kearsitekturan dibutuhkan pemindai dengan resolusi yang sangat tinggi agar semua detail dari dokumen tersebut dapat tertangkap. Adapun untuk dokumen biasa, dapat digunakan scanner dengan resolusi yang lebih rendah.
Satu hal yang sangat penting dalam proses pemindaian adalah harus ada proses penjaminan kualitas (Quality Assurance) untuk menjamin kualitas dari arsip-arsip dan informasi yang ditangkap dari proses pemindaian sehingga integritas arsip elektronik dapat terjamin.
D. ASPEK HUKUM ALIH MEDIA ELEKTRONIK ATAU DIGITALISASI
Livia Iacovino, seorang dosen pada School of Information Management and System, Monash University, dalam artikelnya mengenai ‘The Nature of the Nexus Between Recordkeeping and the Law’ mengemukakan hubungan intrinsik antara pengelolaan arsip (recordkeeping) dan hukum (law), yakni:

1. Records form an integral part of the governance of legal and social relationships (arsip membentuk bagian integral dari pengaturan hubungan hukum dan sosial);
2. Records support legal rights and obligations within the legal system (arsip mendukung hak dan kewajiban hukum dalam suatu sistem hukum);
3. Records are required to regulate business and social activity (arsip diperlukan untuk mengatur bisnis dan aktivitas sosial);
4. Records provide evidence or proof of a particular activity (arsip memberikan bukti suatu aktivitas tertentu); dan
5. Records contributre to personal, organisational and democratic accountability which underpins the legal system (arsip mendukung akuntabilitas personal, organisasional dan demokratis yang mendasari sistem hukum).

Arsip elektonik atau arsip digital sebagai arsip media baru harus juga memiliki tingkat kepercayaan sebagai sebuah arsip legal seperti halnya arsip konvensional bermedia kertas. Dengan diakuinya arsip elektronik sebagai dokumen legal, maka arsip elektronik dapat dijadikan bukti/petunjuk riwayat organisasi secara eksplisit. Dalam konteks legal, arsip elektronik merupakan sebuah bukti yang dapat berupa dokumentasi, perkataan, citra bergerak maupun bentuk lain. Selain utuh dan akurat, arsip elektronik harus memiliki tiga karakteristik utama yaitu:
(1) Konten/kandungan: Merupakan informasi yang membangun sebuah arsip yang dapat berupa kata-kata, gambar, simbol, dan sebagainya.
(2) Konteks: Lingkungan di luar konten yang turut serta dalam pembuatan, penerimaan, serta penggunaan sebuah arsip yaitu lingkungan organisasi, fungsional, dan operasional.
(3) Struktur: Format fisik dan logika sebuah arsip serta hubungan antar elemen di dalamnya.
Perangkat Legalitas alih media elektronik diantaranya adalah UU No. 8 Tahun 1997 tentang Dokumen perusahaan dan Aturan Pelaksanaannya: PP 88 tahun 1999 Tata cara Pengalihan Dokumen Perusahaan ke dalam Mikrofilm dan media lainnya, dan PP 87 tahun 1999 Tata cara Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan.
Selain itu terdapat UU Keterbukaan Informasi Publik dan UU-ITE 2008. Misalnya untuk dokumen-dokumen elektronik perusahaan, dalam Konsideran UU No 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan dinyatakan (huruf e) bahwa pembuatan dan penyimpanan dokumen, tetap diperlukan untuk menjamin kepastian hukum dan melindungi kepentingan para pihak dalam suatu hubungan hukum, karena itu kewajiban membuat dan menyimpan dokumen harus tetap dijalankan dengan mengupayakan tidak menimbulkan beban ekonomis dan administratif yang memberatkan, untuk itu perlu diadakan pembaharuan mengenai media yang memuat dokumen dan pengurangan jangka waktu penyimpanannya. Semengtara itu, dalam bagian lain (huruf f) dinyatakan bahwa kemajuan teknologi telah memungkinkan catatan dan dokumen yang dibuat di atas kertas dialihkan ke dalam media elektronik atau dibuat secara langsung dalam media elektronik.
Adapun aspek legalitas dengan jelas dinyatakan sebagai berikut: Setiap pengalihan dokumen perusahaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 ayat (1) wajib dilegalisasi.
(1) Legalisasi sebagaimana dimaksud dala Pasal 13 dilakukan oleh pimpinan perusahaan atau pejabat yang ditunjuk di lingkungan perusahaan yang bersangkutan, dengan dibuatkan berita acara. (2) Berita acara sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) sekurang-kurangnya memuat :
a. keterangan tempat, hari, tanggal, bulan, dan tahun dilakukannya legalisasi;
b. keterangan bahwa pengalihan dokumen perusahaan yang dibuat di atas kertas ke dalam mikrofilm atau media lainnya telah dilakukan sesuai dengan aslinya; dan
c. tanda tangan dan nama jelas pejabat yang bersangkutan.
Dalam Pasal 15 dinyatakan bahwa (1) Dokumen perusahaan yang telah dimuat dalam mikrofilm atau media lainnya sebagaimana dalam Pasal 12 ayat (1) dan atau hasil cetaknya merupakan alat bukti yang sah. (2) Apabila dianggap perlu dalam hal tertentu dan untuk keperluan tertentu dapat dilakukan legalisasi terhadap hasil cetak dokumen perusahaan yang telah dimuat dalam mikrofilm atau media lainnya.
Dari pasal-pasal UU No. 8 Tahun 1997 terlihat jelas bahwa aspek legalitas alih media dokumen atau arsip sebenarnya terkait erat dengan masalah Confidential, Integrity, dan Autenticity (Kerahasiaan, Integritas, dan Otentitas) sebuah arsip yang akan dijadikan alat bukti.
1. Confidential (Kerahasiaan).
Masalah kerahasiaan mengacu pada perlindungan arsip terhadap akses dan perubahan arsip dari yang tidak berhak (unauthorized). Untuk masalah ini sebenarnya mesin (komputer) sudah menyediakan seperangkat perlindungan, misalnya melalui acces controls, otorisasi, encrypsi dokumen, dll.
2. Integrty (integritas).
Sementara itu, masalah integritas mengacu pada perlindungan arsip dari penghapusan, revisi, dan perubahan. Masalah ini sudah ada metode perlindungannya, misalnya dengan cara: (a) arsip elektronik harus diproteksi sebagai read-only bukan over-written, (2) Revisi dan perubahan hanya boleh dilakukan terhadap copy (new record), bukan hasil arsip alih media yang original, (3) Kontrol yang ketat harus diberlakukan dalam perencanaan pemindahan (migration planning): alih media atau teknologi baru.
3. Otenticity (Otentisitas).
Adapun masalah otentisitas terkait dengan perkembangan teknologi dan sistem hukum. Terdapat banyak teknik penandaan yang mungkin digunakan untuk membuat arsip elektronik yang tertandai secara digital agar terjaga otentisitasnya. Masing-masing teknik tersebut menyediakan tingkat kepastian dan fleksibilitas yang bervariasi dalam mengidentifikasi dan memberi atribut suatu tanda kepada seseorang dan menjamin otentisitas arsip maupun tanda itu sendiri. Keragaman tersebut menimbulkan kebutuhan bagi lembaga Arsip Universitas untukmendefinisikan tingkat keterpercayaan sedemikian sehingga sebuah lembaga Arsip Universitas dapat mengasumsikan bahwa arsip elektronik yang telah diberi tanda otentikasi dari lembaga Arsip Universitas adalah otentik, memiliki integritas dan kehandalan yang baik.
Watermarking adalah salah satu metode membubuhkan tanda pada arsip elektronik untuk menjaga otentikasi, integritas, dan validasi tanpa mengubah bentuk ataupun isi dokumen yang bersangkutan. Teknik watermarking yang baik setidaknya memiliki kriteria:
(1) Robustness, yaitu arsip harus tetap terdeteksi di saat telah terjadi perubahan pada dokumen yang ditandai. Robustness artinya kemungkinan usaha untuk menghilangkan atau mengganti watermark akan sangat sulit tanpa melakukan perubahan yang sangat mencolok pada arsip sehingga arsiptersebut menjadi tidak berlaku lagi.
(2) Imperceptible, yaitu untuk menjamin kualitas arsip yang ditandai, sedapat mungkin tidak tampak mempengaruhi arsip aslinya.
(3) Security, yaitu untuk menjaga agar pihak-pihak yang tidak memiliki otoritas, tidak dapat mengetahui dan mengubah watermark yang disisipkan dalam arsip. Idealnya, watermark harus tidak dapat dideteksi oleh pihak-pihak lain.

Read More »

09.24 | 0 komentar

Apa dan Bagaimana Mengelola Arsip Elektronik?

I. PENDAHULUAN

Kalau dilihat dari sejarah arsip, keberadaannya diperkirakan sudah ada sejak peradaban Yunani kuno yaitu abad IV dan V SM, ketika masyarakat Athena menyimpan dokumen-dokumen berharga di kuil dewa ibu yaitu Metroon, yang terletak di sebelah balai pengadilan alun-alun kota Athena dan eksistensi arsip terus berkembang hingga sekarang ini. Berarti sejak beribu-ribu tahun yang lalu arsip sudah dimanfaatkan dan dianggap sebagai salah satu sumber kebudayaan sangat penting bagi kehidupan manusia secara universal. Sampai saat ini juga, arti dan peran arsip sangat konkrit dan jelas serta sangat diperlukan untuk berbagai kegiatan administrasi, manajemen dalam suatu organisasi. Dalam administrasi dan manajemen arsip berperan sangat vital sebagai bahan untuk perencaan, bahan pengawasan dan pelaporan, bahan utama pengambilan keputusan dalam suatu organisasi dan tanpa arsip tidak mungkin suatu organisasi dapat beroperasi dengan tertib, teratur dan lancar.

Dengan demikian fungsi arsip bagi suatu organisasi adalah sebagai tulang punggung yang akan menopang gerak operasi organisasi dalam rangka mencapai tujuannya secara dinamis. Disamping itu dalam kehidupan berbangsa dan bernegara arsip berperan sebagai memori kolektif bangsa, simpul pemersatu bangsa, sumber informasi sejarah bangsa yang lengkap, nyata dan benar. Dari peradaban Yunani kuno hingga modernisasi Ilmu pengetahun dan teknologi (IPTEK) saat ini arsip masih tetap eksis, tetapi dalam hal perkembangan bentuk atau media simpan arsip mengalami perubahan cukup signifikan. Perubahan itu terjadi karena konsekuensi logis atau pengaruh dari kemajuan IPTEK, khususnya berkaitan dengan ditemukannya teknologi komputer, yang kemudian melahirkan spesialisasi pengetahuan baru di bidang kearsipan yaitu arsip elektronik. Kehadiran arsip elektronik sebagai genre (jenis) baru dari pada jenis atau tipe arsip yang sudah ada, telah menyebabkan adanya penambahan kapasitas untuk penggarapannya. Dalam kontek penggarapan arsip elektronik tersebut, tentu membutuhkan pengetahuan dan kemampuan yang lengkap yaitu menguasai pengetahuan pengelolaan arsip dan ditambah dengan pengetahuan komputer.

Oleh karena itu dibutuhkan model elaborasi yang baik antara arsiparis sebagai tenaga profesional kearsipan dengan programer sebagai tenaga profesional komputer untuk mewujudkan sistem pengelolaan arsip elektronik yang dapat diandalkan, sehingga membawa pengaruh terhadap perubahan image masyrakat bahwa arsip tidak hanya merupakan tumpukan-tumpukan kertas yang memenuhi ruang-ruang kerja. Dalam makalah ini, penulis tertarik menyampaikan mengenai apa dan bagaimana mengelola arsip elektronik secara konseptual, dengan harapan tulisan ini dapat menjadi salah satu bagian yang melengkapi dari beberapa banyak tulisan tentang arsip elektronik.

II. ARSIP ELEKTRONIK

Ahli kearsipan dari belahan benua Eropa, Patricia E. Wallace, Jo Ann Lee dan Dexter R. Schumbert, dalam buku Records Management : Integrateg Information System, 1992 telah membuat satu definisi tentang file elektronik. Electronic file generally consist of any collection of information that is recorded in a code that can be stored by computer and stored on some medium for retrieval viewing and use. Apabila diterjemahkan, file elektronik pada umumnya terbagi dalam beberapa kumpulan informasi yang direkam dalam kode yang dapat disimpan pada komputer dan dalam beberapa media untuk dilihat kembali dan dipergunakan.

Menurut Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi Transaksi Informasi Elektronik, menerangkan informasi elektronik adalah adalah satu atau sekumpulan data elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto, elektronik data interchange (EDI), surat elektronik (electronic mail), telegram, teleks, telecopy atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, kode akses, simbol atau perforasi yang telah diolah yang memiliki arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahami.

Kemudian Dokumen Elektronik adalah setiap informasi elektronik yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampilkan, dan/atau didengar melalui komputer atau sistem elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto, elektronik data interchange (EDI), surat elektronik (electronic mail), telegram, teleks, telecopy atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, kode akses, simbol atau perforasi yang telah diolah yang memiliki arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahami.

Menurut undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, menerangkan arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

Dari keempat pengertian diatas, dapat ditarik suatu kesimpulan bahwa, arsip elektronik memiliki konotasi sama dengan file elektronik maupun dokumen elektronik. Oleh karena itu arsip elektronik memiliki kesamaan pengertian dengan file elektronik maupun dokumen elektronik. Pengertian arsip elektronik adalah kumpulan informasi yang direkam menggunakan teknologi komputer sebagai dokumen elektronik agar dapat dilihat dan dipergunakan kembali.

Berdasarkan pengertian arsip elektronik seperti dikemukan diatas, dapat dirinci lagi mengenai unsur-unsur didalamnya yaitu :

1. Kumpulan informasi arsip

2. Teknologi komputer

3. Data yang diolah dan disimpan sebagai dokumen elektronik

4. Kepentingan digunakan kembali

Terhadap keempat unsur diatas, dapat dilakukan identifikasi untuk mengetahui apa saja yang akan menjadi objek utama dalam mengelola arsip elektronik, sehingga dengan mengetahui objek utamanya maka dapat ditentukan sistem operasionalnya, serta alokasi sumber daya yang diperlukan.

Kumpulan informasi arsip tersebut, apabila disangkut pautkan dengan ilmu kearsipan (archievologi) seperti yang dijelaskan oleh Drs. Hadi Abubakar , terdapat 3 istilah dalam ilmu kearsipan yang dapat dijadikan inisial dari kumpulan informasi arsip seperti yang telah diterangkan yaitu :

1. File

2. Records

3. Archives

File adalah arsip aktif yang masih terdapat di unit kerja dan masih diperlukan dalam proses administrasi secara aktif, masih secara langsung digunakan.

Record adalah arsip in aktif yang oleh unit kerja setelah diadakan seleksi diserahkan penyimpanannya ke unit kersipan pada instansi bersangkutan arsip in aktif sudah menurun nilai kegunaannya dalam proses administrasi sehari-hari.

Archive adalah arsip statis yang terdapat di Arsip Nasional Republik Indonesia, Lembaga Kearsipan Provinsi, Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota, Lembaga Kearsipan Universitas.

File, record, archive, sebagai kumpulan informasi arsip yang akan diolah menggunakan teknologi komputer dengan hasil yang dapat dilihat, ditampilkan dan atau didengar melalui komputer.

Disamping ketiga inisial kumpulan informasi arsip yang dikemukakan diatas, penulis berpendapat bahwa masih terdapat satu kumpulan informasi yang sangat penting dan integratif dengan file, records, dan archives yaitu letter atau surat.

Dengan demikian sesungguhnya terdapat 4 (empat) kumpulan informasi arsip yang terhubung secara integratif melalui teknologi komputer, dan model integratif kumpulan informasi arsip bersifat leveling yaitu :

1. Level letter

2. Level file

3. Level records

4. Level archives

Keempat level diatas, apabila dikonversikan dengan teknologi komputer maka dapat menghasilkan modul-modul arsip elektronik sebagai berikut :

1. e-letter

2. e-file

3. e-record

4. e-archives

Untuk mengintegrasikan masing-masing modul-modul diatas, maka setiap modul tersebut harus dilengkapi dengan metadata serta fasilitas menu pendukung lainnya, dan yang penting diperhatikan adalah susunan masing-masing metadata harus didesign dengan tepat dan akurat yaitu metadata yang wajib diisi (mandatori) dan metadata pendukung (unmandatori). Dengan design metadata yang akurat, maka akan terjadi aliran aktivasi elektronik terhadap kumpulan informasi arsip dari masing-masing level yang pada akhirnya bermuara pada sistem pengelolaan arsip elektronik sesuai dengan diharapkan.

Keberadaan teknologi komputer dikaitkan arsip elektronik yaitu berfungsi sebagai perangkat kerja utama (main utilities resouces) bagi operasionalisasi sistem pengelolaan arsip elektronik, dan hampir seluruh proses bisnis atau aktifitas secara manual dalam pengelolaan arsip dapat dilakukan oleh sistem kerja teknologi komputer seperti mencatat, mengindeks, mengolah dan menyimpan arsip hingga menyusun dan menampilkan daftar arsip, menemukan kembali arsip mampu dilakukan oleh teknologi komputer dengan cepat, akurat dan menarik. Sedangkan untuk melakukan penilaian (appraisal) arsip, teknologi komputer masih tergantung dengan sumber daya manusia kearsipan. Sebagai perangkat kerja utama sistem pengelolaan arsip elektronik, teknologi komputer dapat dimanfaatkan untuk 3 (tiga) proses kerja yaitu :

1. Proses digitalisasi arsip yaitu proses kerja teknologi komputer yang beroperasi terbatas hanya merubah bentuk (transformer) dari arsip berbentuk analog menjadi arsip berformat digital, elektromagnetik, optikal.

2. Proses alih media arsip yaitu proses kerja teknologi komputer yang dipergunakan dalam rangka pemeliharaan arsip, baik arsip dinamis maupun arsip statis dalam rangka menjaga keamanan, keselamatan, dan keutuhan arsip tersebut.

3. Proses elektronikisasi arsip yaitu proses kerja teknologi komputer yang beroperasi secara total mengikuti alur bisnis atau aktifitas pengelolaan arsip, mulai dari hulu, hilir hingga sampai muaranya. Proses elektronikisasi arsip ini yang akan melahirkan model papperless office yang sudah tidak asing lagi terdengar oleh kita.

Secara sistemik komputer beroperasi sesuai dengan proses kerja secara standar elektronik meliputi :

1. Proses input data

2. Proses pengolahan data

3. Proses output data

4. Jaringan dan distribusi data

Berdasarkan proses kerja tersebut, dapat didesign aplikasi penginputan meliputi seluruh modul sistem pengelolaan arsip elektronik yaitu keempat modul seperti yang telah diuraikan diatas, apabila design aplikasi penginputan dapat memenuhi kriteria seluruh level kumpulan informasi arsip maka akan menghasilkan aktivasi elektronik yang integratif dari masing-masing level tersebut. Selanjutnya kumpulan informasi arsip dari seluruh level yang sudah diinput, akan diolah di central prossesing unit komputer menggunakan seperangkat program dan aplikasi yang sudah didesign sesuai dengan kebutuhan alur kerja pengolahan arsip untuk semua level. Kemudian output dari sistem kerja komputer tersebut terdiri dari 2 (dua) unjuk kerja yaitu :

1. Informasi arsip elektronik untuk kepentingan bahan perencanaan, pelaporan dan pengawasan serta pengambilan keputusan.

2. Daftar dari masing-masing level kumpulan informasi arsip untuk kepentingan penilaian arsip, layanan keterbukaan informasi publik, kontrol dan pengendalian arsip.

Berkenaan dengan data yang disimpan sebagai dokumen elektronik pemahamannya berkaitan erat dengan tempat menyimpan dokumen elektronik. Apabila menggunakan analogi pengorganisasi file, records, archives maka dapat dipahami pengorganisasian file terdiri dari sentralisasi, desentralisasi, atau desentralisasi terkendali, sedangkan pengorganisasian records hanya meliputi records centre, dan terakhir pengorganisasian archives hanya meliputi archival building.

Jika analogi pengorganisasian file, records, dan archives diatas diaplikasi kedalam sistem komputer maka tempatnya hanya satu yaitu data centre atau bank data. Pada dasarnya arsip yang disimpan itu karena memiliki nilai guna, oleh sebab itu arsip akan dicari, untuk dipergunakan kembali oleh pangguna arsip sesuai dengan kepentingan dari masing-masing pengguna arsip. Berdasarkan kepentingan pengguna arsip dapat dibagi menjadi 4 (empat) kelompok pengguna arsip yaitu :

1. Masyarakat

2. Pelajar

3. Mahasiswa

4. Aparatur Pemerintah

Kepentingan untuk menggunakan kembali arsip terhadap empat kelompok diatas, harus memperhatikan prinsip keterbukaan dan ketertutupan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang terkait dengan keterbukaan dan ketertutupan arsip maupun prinsip Maximum Acces Limited Exception (MALE) yaitu prinsip yang menghendaki semua informasi pada dasarnya terbuka tetapi menghendaki pula keterbatasan dan pengecualian untuk arsip dengan kriteria tertentu. Keberadaan sistem pengelolaan arsip elektronik yang dapat diandalkan akan memberikan keuntungan yang besar bagi pengguna arsip karena penemuan kembali arsip dikaitkan penggunaan kembali arsip sangat cepat, akurat serta murah.

III. BAGAIMANA MENGELOLA ARSIP ELEKTRONIK

Seperti diketahui bahwa kehadiran arsip elektronik dapat dikatakan masih baru atau jenis baru (new genre) dalam tipologi bidang kearsipan, dan arsip elektronik mulai dikenal pada dekade 1980 – 1990 di belahan benua Eropa. Dibandingkan dengan jenis arsip yang sudah ada yaitu arsip kertas memang sudah sejak lama diakui sebagai salah satu alat bukti hukum yang sah sesuai dengan hukum acara di Indonesia, sedangkan arsip elektronik, baru diakui sebagai alat bukti hukum yang sah, sejak diberlakukannya Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi Transaksi Elektronik.

Dalam Undang-Undang tersebut diterangkan bahwa Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik dan/atau hasil cetaknya merupakan alat bukti hukum yang sah bunyi pasal 5 ayat (1), selanjutnya Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik dan/atau hasil cetakannya sebagaimana dimaksud pada pasal 5 ayat (1) merupakan perluasan dan alat bukti yang sah sesuai dengan hukum acara yang berlaku di Indonesia bunyi pasal 5 ayat (2). Dengan latar belakang seperti itu, arsip elektronik belum terlalu diperhatikan dalam kegiatan administrasi oleh berbagai instansi, baik di instanasi pemerintah maupun instansi swasta, sehingga produk administrasi sebagian besar adalah berupa arsip jenis kertas.

Dengan tingginya volume arsip kertas yang dihasilkan dari kegiatan administrasi tersebut sering menimbulkan berbagai masalah berkaitan dengan tempat penyimpanan arsip kertas, biaya pemeliharaannya, tenaga pengelolanya, fasilitas peralatan yang diperlukan seperti rak, roll o’pack, boks arsip, proteksi dari bahaya kebakaran atau faktor yang bisa menyebabkan kerusakan arsip kertas seperti cahaya, serangga, kimiawi, suhu dan kelembaban udara. Sehingga untuk memanage atau menghandle arsip kertas dibutuhkan sumber daya yang besar dan budget yang relatif tinggi, terutama untuk tempat penyimpanan dan maintenancenya. Kehadiran arsip elektronik sebagai akibat dari kemajuan IPTEK, merupakan peluang yang sangat besar terhadap upaya “diversifikasi” (penambahan ragam) pengelolaan arsip berbasis teknologi komputer. Bagaimana melaksanakan sistem pengelolaan arsip elektronik dengan tetap mengikuti atau sesuai dengan norma-norma atau kaidah kearsipan yaitu :

1) Mempersiapkan pranata organisasi serta sistem dan prosedur berkaitan dengan program diversikasi pengelolaan arsip berbasis teknologi komputer.

2) Menyusun dan menata alokasi sumber daya untuk implementasi sistem pengelolaan arsip elektronik.

3) Menyusun Detail Enginering Design (DED) untuk empat modul arsip elekronik oleh arsiparis dan programer komputer.

4) Melaksanakan implementasi sistem pengelolaan arsip elektronik sesuai kelayakan atau kemampuan sumber daya organisasi, seperti penerapan empat modul arsip elektronik secara modular.

Berdasarkan keempat hal diatas, secara garis besar operasional sistem pengelolaan arsip elektronik dilaksanakan sebagai berikut :

1. Melakukan input data, scanning dan recognation terhadap surat menyurat pada mail processing centre, dengan menggunakan modul e-letter.

2. Melakukan verifikasi, validasi, autentifikasi terhadap file-file (arsip aktif) pada filing processing centre, dengan menggunakan modul e-file.

3. Melakukan kendali berkas terhadap records (arsip inaktif) pada records processing centre, dengan menggunakan e-records.

4. Melakukan integrasi, migrasi terhadap group arsip (arsip statis) pada data processing centre menggunakan modul e-archives.

Demikian gambaran bagaimana pola operasionalisasi sistem pengelolaan arsip elektronik dapat dilaksanakan.

III. PENUTUP

Arsip elektronik merupakan tipe atau jenis baru dalam khasanah tipologi arsip, dan konsekuensi logisnya bagi bidang kearsipan adalah mengupayakan arsip elektronik ini agar dapat diaplikasikan, diimplementasikan sama seperti tipe atau jenis arsip yang sudah eksis lebih lama yaitu arsip kertas. Dalam rangka upaya seperti yang dikemukakan diatas, perlu dibangun konsepsi dan pemahaman yang kuat tentang arsip elektronik, bahkan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) selaku pembina kearsipan nasional, segera membuat pedoman atau standar sistem pengelolaan arsip elektronik sehingga konsepsi dan pemahamannya berlandaskan satu regulasi yang jelas. Dilihat dari peluang arsip elektronik untuk masa yang akan datang, penulis berkeyakinan bahwa arsip elektronik ini yang akan menjadi primadona, unggulan dari beberapa tipe atau jenis arsip, dan image yang selama ini tidak baik terhadap arsip, diharapkan akan berubah menjadi baik.

Read More »

09.22 | 0 komentar